Ta sama faktura może w systemie magazynowym oznaczać różne dokumenty, zależnie od tego, jak firma organizuje przyjęcie towaru. Automatyzacja wymaga wcześniejszego rozstrzygnięcia, który wariant obowiązuje.
Faktura, która nie zgadza się z zamówieniem, jest zjawiskiem zwyczajnym: zmieniła się cena, dostawca wysłał inną ilość albo zamiennik. Problem zaczyna się wtedy, gdy nikt tego nie zauważa i różnica wchodzi do ksiąg.
Dekretacja to przypisanie dokumentowi kont, na które ma trafić. Czynność powtarzalna, oparta na regułach i historii — czyli z natury nadająca się do automatyzacji, o ile zachowa się kontrolę.
Wspólna skrzynka na dokumenty to rozwiązanie powszechne i wygodne dla dostawców. Dla firmy oznacza jednak, że ktoś codziennie otwiera kilkadziesiąt wiadomości i decyduje, co z czym zrobić.
Faktura to nie jedyny dokument w obiegu zakupowym. Towarowi towarzyszą listy przewozowe, dokumenty wydania od dostawcy i protokoły odbioru, a każdy z nich niesie dane, które ktoś przepisuje.
