Faktury papierowe, skany i PDF — co da się zautomatyzować
Skuteczność automatycznego odczytu zależy przede wszystkim od tego, w jakiej postaci dokument przychodzi. To zmienna, na którą często da się wpłynąć — i warto to zrobić przed wdrożeniem, a nie po.
PDF wygenerowany przez system
Najlepszy przypadek. Tekst jest zapisany wprost w pliku, więc nie trzeba niczego rozpoznawać z obrazu. Wartości są dokładne, bez ryzyka pomylenia cyfr.
Zostaje wyłącznie zadanie zrozumienia układu — które pole jest czym. To ta sama praca co przy skanie, tylko bez ryzyka przekłamania znaków.
PDF będący obrazem
Wygląda identycznie, ale w środku jest zdjęcie kartki. Wymaga rozpoznawania znaków i niesie wszystkie jego ograniczenia. Różnicę widać po tym, czy w pliku da się zaznaczyć tekst.
Ta postać powstaje najczęściej wtedy, gdy dostawca drukuje fakturę ze swojego systemu, podpisuje ją i skanuje. Papierowy etap w środku nie wnosi niczego poza utratą jakości.
Skan
Jakość zależy od rozdzielczości i ustawienia kartki. Skanowanie w odcieniach szarości z rozdzielczością wystarczającą do odczytu drobnego druku daje wyraźnie lepsze wyniki niż tryb czarno-biały, który przy słabym wydruku gubi cienkie linie cyfr.
Znaczenie ma też sposób pracy: skanowanie kilku dokumentów naraz bez rozdzielenia ich na osobne pliki przenosi na automat zadanie, którego nie musiałby wykonywać. Podajnik z podwójnym pobraniem kartki potrafi też po cichu pominąć stronę.
Zdjęcie telefonem
Najtrudniejszy przypadek: perspektywa, cienie, odbicia i pofalowany papier. Bywa jedynym dostępnym źródłem przy dokumentach odbieranych w terenie. Warto wtedy zadbać o równomierne oświetlenie i ujęcie prostopadle do kartki.
Jeżeli zdjęcia są stałym elementem procesu, sensowniej jest ustalić prostą instrukcję dla kierowców i przedstawicieli niż liczyć, że narzędzie sobie poradzi z każdym ujęciem.
Papier, który zostaje papierem
Część dokumentów przychodzi wyłącznie w postaci papierowej i nie ma tego jak zmienić — paragony, dokumenty od drobnych dostawców, protokoły z podpisem. Dla nich trzeba ustalić jedno miejsce i jeden moment digitalizacji, najlepiej codzienny. Stos, który rośnie przez tydzień, jest źródłem gubionych dokumentów niezależnie od tego, jak dobre jest narzędzie do odczytu.
Najtańsza poprawa jakości
Poproszenie dostawców o przesyłanie faktur w postaci pliku zamiast skanu wydruku. Kosztuje jeden e-mail, a podnosi skuteczność bardziej niż zmiana narzędzia do odczytu.
Prośbę warto skierować najpierw do kilku dostawców odpowiadających za największą liczbę dokumentów. Efekt jest wtedy widoczny od razu, a rozmowa krótka.
Czym to się różni od wyboru metody odczytu
Postać dokumentu decyduje o tym, ile w ogóle da się odczytać. Metoda odczytu decyduje o tym, jak dobrze zrozumiany zostanie układ — opisuje to tekst o tym, czym różni się OCR od odczytu strukturalnego. Obie warstwy działają niezależnie i obie trzeba rozstrzygnąć. Całość procesu odczytu opisuje tekst o OCR faktur zakupowych.
