Automatyczna dekretacja księgowa dokumentów
Dekretacja to przypisanie dokumentowi kont, na które ma trafić. Czynność powtarzalna, oparta na regułach i historii — czyli z natury nadająca się do automatyzacji, o ile zachowa się kontrolę.
Skąd bierze się reguła
Najprostsza automatyzacja opiera się na słowniku: dany dostawca i dany rodzaj kosztu zawsze trafiają na to samo konto. Pokrywa to znaczną część dokumentów powtarzalnych — media, najem, usługi stałe.
Trudniejsze są dokumenty mieszane, gdzie jedna faktura zawiera pozycje o różnym charakterze. Tu przydaje się mechanizm podpowiadający na podstawie historii podobnych dokumentów, z zostawieniem ostatniego słowa księgowemu.
Czego mechanizm potrzebuje
Do sensownej podpowiedzi wystarczy zwykle mniej danych, niż się zakłada:
- rozpoznany kontrahent — czyli poprawnie ustalony NIP,
- rodzaj dokumentu i jego pozycje,
- historia dekretacji podobnych dokumentów,
- plan kont z opisami, po których da się je odróżnić.
Pierwszy punkt jest warunkiem wstępnym całej reszty. Dopóki kontrahent nie jest ustalony pewnie, reguła nie ma się o co oprzeć — dlatego dekretacja zaczyna się od weryfikacji NIP i danych kontrahenta.
Podpowiedź, nie decyzja
Dekretacja ma skutki podatkowe, więc automat powinien podpowiadać, a nie rozstrzygać. Dobrze zaprojektowany mechanizm pokazuje propozycję wraz z uzasadnieniem — na jakiej podstawie ją wybrał — i pozwala zaakceptować ją jednym ruchem albo poprawić.
Uzasadnienie nie jest ozdobnikiem. Bez niego księgowy musi sprawdzić każdą propozycję od zera, więc automatyzacja nie oszczędza pracy, tylko przesuwa ją o jeden krok.
Uczenie się na poprawkach
Każda korekta wprowadzona przez człowieka jest informacją. Jeżeli mechanizm ją zapamiętuje, liczba poprawek spada z miesiąca na miesiąc. Bez tej pętli automat zostaje na poziomie z dnia wdrożenia.
Warto też obserwować, przy których dostawcach poprawek jest najwięcej. Zwykle wskazuje to nie na słabość mechanizmu, lecz na dokumenty, które faktycznie są za każdym razem inne.
Gdzie to się dzieje
W systemach łączących magazyn z księgowością dekretacja jest kolejnym etapem po wprowadzeniu dokumentu — tak działa to na przykład przy imporcie faktur do Comarch ERP Optima. Gdy księgowość jest prowadzona w osobnym programie, dochodzi jeszcze przekazanie danych między systemami i trzeba ustalić, który z nich jest źródłem prawdy.
Granice
Dokumenty nietypowe, jednorazowe i te o niejasnej kwalifikacji zostają przy człowieku. Celem nie jest zdjęcie odpowiedzialności z księgowego, tylko zdjęcie z niego dokumentów, które nie wymagają myślenia.
Czy e-faktura to zmienia
Nie. Dokument w postaci ustrukturyzowanej ma pewne dane, ale nie przynosi ze sobą kwalifikacji kosztu — ta wynika z tego, do czego firma używa zakupionego towaru. Szerzej opisuje to tekst o KSeF a automatyzacji obiegu dokumentów.
