Automatyczna dekretacja księgowa dokumentów

Skąd bierze się reguła

Najprostsza automatyzacja opiera się na słowniku: dany dostawca i dany rodzaj kosztu zawsze trafiają na to samo konto. Pokrywa to znaczną część dokumentów powtarzalnych — media, najem, usługi stałe.

Trudniejsze są dokumenty mieszane, gdzie jedna faktura zawiera pozycje o różnym charakterze. Tu przydaje się mechanizm podpowiadający na podstawie historii podobnych dokumentów, z zostawieniem ostatniego słowa księgowemu.

Podpowiedź, nie decyzja

Dekretacja ma skutki podatkowe, więc automat powinien podpowiadać, a nie rozstrzygać. Dobrze zaprojektowany mechanizm pokazuje propozycję wraz z uzasadnieniem — na jakiej podstawie ją wybrał — i pozwala zaakceptować ją jednym ruchem albo poprawić.

Uczenie się na poprawkach

Każda korekta wprowadzona przez człowieka jest informacją. Jeżeli mechanizm ją zapamiętuje, liczba poprawek spada z miesiąca na miesiąc. Bez tej pętli automat zostaje na poziomie z dnia wdrożenia.

Granice

Dokumenty nietypowe, jednorazowe i te o niejasnej kwalifikacji zostają przy człowieku. Celem nie jest zdjęcie odpowiedzialności z księgowego, tylko zdjęcie z niego dokumentów, które nie wymagają myślenia.