Automatyczne tworzenie dokumentów PZ i FZ z faktury dostawcy
Deprecated: strtotime(): Passing null to parameter #1 ($datetime) of type string is deprecated in /home/srv107715/domains/ai-architects.pl/public_html/templates/fusion/html/com_content/article/default.php on line 111
Trzy scenariusze
Towar i faktura przychodzą razem — powstaje jeden dokument zakupu, który jednocześnie przyjmuje towar na stan i tworzy zobowiązanie wobec dostawcy.
Towar przychodzi wcześniej — magazyn wystawia PZ (przyjęcie zewnętrzne) na podstawie dokumentu dostawy, a faktura rozlicza je później. Stan rośnie w momencie fizycznego przyjęcia, nie w momencie otrzymania faktury.
Faktura przychodzi wcześniej — zdarza się przy przedpłatach. Wtedy dokument finansowy powstaje przed przyjęciem towaru i nie może podnosić stanu magazynowego.
Dlaczego to trzeba ustalić przed automatyzacją
Automat nie odgadnie, który scenariusz obowiązuje w danej dostawie. Jeżeli reguła nie jest jednoznaczna, ten sam towar zostanie przyjęty dwa razy — raz z dokumentu dostawy, raz z faktury. Podwójne przyjęcie jest trudne do zauważenia, bo stan po prostu wygląda na wyższy, niż jest w rzeczywistości.
Powiązanie dokumentów
Przy rozdzieleniu przyjęcia od rozliczenia kluczowe jest powiązanie PZ z późniejszą fakturą. Bez tego powiązania nie da się sprawdzić, czy wszystkie przyjęte dostawy zostały rozliczone — a to jedno z częstszych źródeł nieuzgodnionych sald.
Dostawy częściowe
Dostawca potrafi przysłać część zamówienia i wystawić fakturę na całość albo odwrotnie. Reguła automatyczna powinna wtedy zatrzymać dokument do decyzji zamiast domykać różnicę po swojemu.
