Automatyczne tworzenie dokumentów PZ i FZ z faktury dostawcy
Ta sama faktura może w systemie magazynowym oznaczać różne dokumenty, zależnie od tego, jak firma organizuje przyjęcie towaru. Automatyzacja wymaga wcześniejszego rozstrzygnięcia, który wariant obowiązuje.
Trzy scenariusze
Towar i faktura przychodzą razem — powstaje jeden dokument zakupu, który jednocześnie przyjmuje towar na stan i tworzy zobowiązanie wobec dostawcy.
Towar przychodzi wcześniej — magazyn wystawia PZ (przyjęcie zewnętrzne) na podstawie dokumentu dostawy, a faktura rozlicza je później. Stan rośnie w momencie fizycznego przyjęcia, nie w momencie otrzymania faktury.
Faktura przychodzi wcześniej — zdarza się przy przedpłatach. Wtedy dokument finansowy powstaje przed przyjęciem towaru i nie może podnosić stanu magazynowego.
Który wariant wybrać
Decyduje o tym praca magazynu, nie wygoda księgowości. Jeżeli towar jest wydawany klientom zaraz po rozładunku, stan musi rosnąć w chwili przyjęcia — czyli potrzebne jest PZ, nawet jeśli faktura przyjdzie tego samego dnia. Jeżeli dostawy leżą na przyjęciu do czasu sprawdzenia, jeden dokument zakupu wystarczy.
Warto tę regułę zapisać jednym zdaniem i sprawdzić na kilku ostatnich dostawach, zanim ktokolwiek zacznie konfigurować automat.
Dlaczego to trzeba ustalić przed automatyzacją
Automat nie odgadnie, który scenariusz obowiązuje w danej dostawie. Jeżeli reguła nie jest jednoznaczna, ten sam towar zostanie przyjęty dwa razy — raz z dokumentu dostawy, raz z faktury. Podwójne przyjęcie jest trudne do zauważenia, bo stan po prostu wygląda na wyższy, niż jest w rzeczywistości.
Odwrotny błąd jest równie kłopotliwy: towar leży na magazynie, a w systemie go nie ma, więc handlowiec go nie sprzeda.
Powiązanie dokumentów
Przy rozdzieleniu przyjęcia od rozliczenia kluczowe jest powiązanie PZ z późniejszą fakturą. Bez tego powiązania nie da się sprawdzić, czy wszystkie przyjęte dostawy zostały rozliczone — a to jedno z częstszych źródeł nieuzgodnionych sald.
Najprostszym spoiwem jest numer dokumentu dostawy albo numer zamówienia przepisany na obu dokumentach. Skąd go wziąć automatycznie, opisuje tekst o odczycie dokumentów dostawy i protokołów odbioru.
Dostawy częściowe
Dostawca potrafi przysłać część zamówienia i wystawić fakturę na całość albo odwrotnie. Reguła automatyczna powinna wtedy zatrzymać dokument do decyzji zamiast domykać różnicę po swojemu.
Sama różnica nie jest jeszcze problemem — problemem jest brak śladu, że ktoś ją zauważył i zaakceptował. Mechanizm porównania opisuje tekst o kontroli zgodności faktury z zamówieniem.
Strona techniczna
Dokumenty najlepiej zakładać tą samą drogą, którą robi to użytkownik programu, żeby przeszły komplet kontroli poprawności. Jak to wygląda w praktyce, pokazuje tekst o automatycznym imporcie faktur do Subiekta GT.
Kiedy nie automatyzować
Jeżeli firma nie ma ustalonego momentu przyjęcia towaru i każda dostawa jest obsługiwana inaczej, automat utrwali przypadkowość. Wtedy pierwszym krokiem jest uporządkowanie samego procesu magazynowego, a nie jego programowanie.
