Odczyt dokumentów dostawy i protokołów odbioru
Faktura to nie jedyny dokument w obiegu zakupowym. Towarowi towarzyszą listy przewozowe, dokumenty wydania od dostawcy i protokoły odbioru, a każdy z nich niesie dane, które ktoś przepisuje.
Dokument dostawy a faktura
Dokument dostawy mówi, co fizycznie przyjechało. Faktura mówi, za co zapłacimy. To nie zawsze jest to samo, a różnica między nimi jest jedną z ważniejszych informacji w całym procesie zakupowym.
Dlatego dokumentu dostawy nie warto traktować jako papierka do wyrzucenia po rozładunku. To jedyne źródło, które mówi o stanie faktycznym — faktura jest już interpretacją dostawcy.
Co odczytujemy
- numer dokumentu dostawy i numer zamówienia, którego dotyczy,
- listę pozycji z ilościami,
- datę i miejsce dostawy,
- numer listu przewozowego,
- uwagi o uszkodzeniach i brakach.
Ceny na dokumencie dostawy zwykle nie ma i nie jest potrzebna. To upraszcza odczyt: mniej pól, mniej miejsc na pomyłkę, a porównanie ilości wystarcza do sprawdzenia kompletności dostawy.
Powiązanie z zamówieniem
Numer zamówienia na dokumencie dostawy jest najkrótszą drogą do powiązania wszystkiego w jeden łańcuch: zamówienie, dostawa, faktura, płatność. Jeżeli dostawca go nie drukuje, warto o to poprosić — to prośba, którą zwykle spełnia bez oporu, a oszczędza pracy po obu stronach.
Gdy numeru nie da się uzyskać, zostaje dopasowanie po dostawcy, dacie i zestawie pozycji. Działa, ale jest zawodne przy kilku dostawach tego samego dnia i wymaga progu pewności — poniżej niego dokument trafia do decyzji człowieka.
Po co to całe łączenie
Bez powiązanego łańcucha nie da się odpowiedzieć na dwa proste pytania: czy zapłaciliśmy za towar, którego nie dostaliśmy, i czy dostaliśmy towar, za który nikt nie wystawił faktury. Mechanizm porównania opisuje tekst o kontroli zgodności faktury z zamówieniem.
Kiedy powstaje przyjęcie magazynowe
Dokument dostawy jest naturalną podstawą przyjęcia zewnętrznego, jeżeli towar wchodzi na stan przed rozliczeniem. To rozstrzygnięcie procesowe opisane przy automatycznym tworzeniu dokumentów PZ i FZ — i musi zapaść zanim ktokolwiek zacznie odczytywać dokumenty automatycznie.
Protokoły z uwagami
Adnotacja o uszkodzonym opakowaniu albo brakującej sztuce bywa napisana odręcznie. Odczyt pisma ręcznego jest zawodny, więc rozsądniej jest oznaczyć taki dokument jako wymagający obejrzenia, niż próbować odczytać go automatycznie i pomylić się w treści reklamacji.
Automat może natomiast wykryć samą obecność odręcznego dopisku i na tej podstawie skierować dokument do człowieka. To znacznie łatwiejsze zadanie niż odczytanie treści, a daje niemal cały efekt.
Dokumenty wielostronicowe
Specyfikacje dostaw potrafią mieć kilkanaście stron pozycji. Obowiązują tu te same pułapki co przy fakturach — opisuje je tekst o fakturach wielopozycyjnych i dokumentach z załącznikami.
