Ręczne przepisywanie faktur — gdzie znika czas

Co składa się na czas obsługi jednego dokumentu

1. odebranie i odszukanie dokumentu,
2. ustalenie, czego dotyczy i kto ma go obsłużyć,
3. wprowadzenie nagłówka — kontrahent, numer, daty,
4. wprowadzenie pozycji,
5. odszukanie kartotek dla pozycji nieoczywistych,
6. uzgodnienie sumy z dokumentem,
7. wyjaśnianie rozbieżności,
8. opisanie i odłożenie dokumentu.

Który etap jest najdroższy

Wbrew intuicji rzadko jest to samo wpisywanie. Najwięcej czasu pochłaniają punkty piąty i siódmy — szukanie właściwej kartoteki i wyjaśnianie różnic. To także te etapy, na których powstaje najwięcej błędów, bo wymagają decyzji, a nie przepisania.

Jak to zmierzyć

Wystarczy przez dwa tygodnie zapisywać liczbę obsłużonych dokumentów i czas poświęcony na tę pracę. Pomiar na krótszym okresie zafałszuje wynik, bo natężenie dokumentów zmienia się w cyklu miesięcznym — początek i koniec miesiąca wyglądają inaczej niż środek.

Czego nie liczyć jako oszczędności

Automatyzacja nie usuwa etapów wymagających decyzji. Uczciwa kalkulacja zakłada, że pozycje nietypowe i rozbieżności nadal trafią do człowieka — zmienia się ich udział, nie istnienie.