Ręczne przepisywanie faktur — gdzie znika czas
Zanim zapadnie decyzja o automatyzacji, warto wiedzieć, ile kosztuje stan obecny. Bez tej liczby rozmowa o wdrożeniu opiera się na wrażeniach.
Co składa się na czas obsługi jednego dokumentu
- odebranie i odszukanie dokumentu,
- ustalenie, czego dotyczy i kto ma go obsłużyć,
- wprowadzenie nagłówka — kontrahent, numer, daty,
- wprowadzenie pozycji,
- odszukanie kartotek dla pozycji nieoczywistych,
- uzgodnienie sumy z dokumentem,
- wyjaśnianie rozbieżności,
- opisanie i odłożenie dokumentu.
Który etap jest najdroższy
Wbrew intuicji rzadko jest to samo wpisywanie. Najwięcej czasu pochłaniają punkty piąty i siódmy — szukanie właściwej kartoteki i wyjaśnianie różnic. To także te etapy, na których powstaje najwięcej błędów, bo wymagają decyzji, a nie przepisania.
Ma to bezpośrednią konsekwencję przy wyborze rozwiązania. Narzędzie, które szybko przepisuje nagłówek, ale nie pomaga w dopasowaniu pozycji do kartoteki, zdejmuje najtańszą część pracy i zostawia najdroższą.
Koszt, którego nie widać w zestawieniu
Poza czasem osoby wprowadzającej dokument są jeszcze koszty rozproszone: przerwana praca magazyniera pytanego o dostawę, handlowiec sprawdzający, czy towar już wszedł na stan, opóźniona płatność i telefon od dostawcy. Nie sumują się w żadnym raporcie, ale pojawiają się regularnie.
Osobną pozycją jest praca wykonywana wieczorami i w nadgodzinach na przełomie miesiąca. Bywa niewidoczna w kalkulacji, bo formalnie nikt jej nie zlecił.
Jak to zmierzyć
Wystarczy przez dwa tygodnie zapisywać liczbę obsłużonych dokumentów i czas poświęcony na tę pracę. Pomiar na krótszym okresie zafałszuje wynik, bo natężenie dokumentów zmienia się w cyklu miesięcznym — początek i koniec miesiąca wyglądają inaczej niż środek.
Warto rozdzielić dokumenty na te obsłużone bez przeszkód i te wymagające wyjaśnień. Sam udział drugiej grupy mówi więcej o możliwym efekcie wdrożenia niż średni czas na dokument.
Pomiar nie musi być dokładny co do minuty. Wystarczy rząd wielkości — to on rozstrzyga, czy w ogóle warto rozmawiać o wdrożeniu, a dokładniejsze liczby i tak zmienią się po pierwszych zmianach w procesie.
Czego nie liczyć jako oszczędności
Automatyzacja nie usuwa etapów wymagających decyzji. Uczciwa kalkulacja zakłada, że pozycje nietypowe i rozbieżności nadal trafią do człowieka — zmienia się ich udział, nie istnienie.
Nie należy też liczyć jako oszczędności czasu, który i tak nie zostanie odzyskany. Jeżeli jedna osoba poświęca na dokumenty część dnia, wdrożenie nie zmniejszy zatrudnienia — zmieni to, czym ta osoba się zajmuje. To bywa wartościowe, ale jest inną korzyścią niż redukcja kosztu.
Po co ta liczba
Pomiar stanu obecnego jest pierwszym krokiem wdrożenia opisanego w tekście o wdrożeniu obiegu dokumentów krok po kroku. Bez niego po roku nie da się rozstrzygnąć, czy zmiana coś dała. Druga strona rachunku — koszt pomyłek — jest opisana przy błędach przy ręcznym wprowadzaniu dokumentów.
