Kontrola zgodności faktury z zamówieniem
Deprecated: strtotime(): Passing null to parameter #1 ($datetime) of type string is deprecated in /home/srv107715/domains/ai-architects.pl/public_html/templates/fusion/html/com_content/article/default.php on line 111
Co porównujemy
- cenę jednostkową — najczęstsze i najkosztowniejsze odchylenie,
- ilość — dostawy częściowe i nadwyżki,
- asortyment — pozycja, której nie było w zamówieniu,
- brak pozycji — zamówiona, niedostarczona,
- warunki płatności — skrócony termin bywa zmieniany po cichu.
Progi tolerancji
Zatrzymywanie dokumentu przy każdej różnicy o grosz zamienia kontrolę w hałas, który przestaje być czytany. Sensowne wdrożenie ma progi: różnice poniżej ustalonej wartości przechodzą, powyżej — wymagają decyzji. Progi warto ustawić osobno kwotowo i procentowo, bo inaczej wyglądają odchylenia przy drobnym asortymencie, a inaczej przy pozycjach o dużej wartości.
Co zrobić z odchyleniem
Wykrycie różnicy jest wartościowe tylko wtedy, gdy prowadzi do działania. Możliwe ścieżki to akceptacja odchylenia, korekta u dostawcy albo wstrzymanie płatności do wyjaśnienia. Warto, żeby decyzja zapisywała się przy dokumencie — po kwartale nikt nie pamięta, dlaczego konkretną różnicę przyjęto.
Efekt uboczny, który bywa najcenniejszy
Systematyczna kontrola pokazuje, którzy dostawcy regularnie fakturują inaczej, niż uzgodniono. To materiał do rozmowy handlowej, którego bez zestawienia nikt nie ma.
