Kontrola zgodności faktury z zamówieniem
Faktura, która nie zgadza się z zamówieniem, jest zjawiskiem zwyczajnym: zmieniła się cena, dostawca wysłał inną ilość albo zamiennik. Problem zaczyna się wtedy, gdy nikt tego nie zauważa i różnica wchodzi do ksiąg.
Co porównujemy
- cenę jednostkową — najczęstsze i najkosztowniejsze odchylenie,
- ilość — dostawy częściowe i nadwyżki,
- asortyment — pozycja, której nie było w zamówieniu,
- brak pozycji — zamówiona, niedostarczona,
- warunki płatności — skrócony termin bywa zmieniany po cichu.
Czego potrzeba, żeby w ogóle porównać
Kontrola zakłada, że zamówienie istnieje w postaci, którą da się odczytać maszynowo, i że da się je powiązać z fakturą. W wielu firmach zamówienie jest wiadomością e-mail albo rozmową telefoniczną — wtedy nie ma z czym porównywać i pierwszym krokiem jest wprowadzenie zamówień do systemu.
Drugim warunkiem jest wspólny identyfikator. Najwygodniej, gdy dostawca drukuje numer zamówienia na fakturze i na dokumencie dostawy. Sam mechanizm łączenia dokumentów opisuje tekst o odczycie dokumentów dostawy.
Trzy dokumenty, nie dwa
Pełne porównanie obejmuje zamówienie, dokument dostawy i fakturę. Zamówienie mówi, co miało przyjść i po ile. Dokument dostawy — co przyjechało. Faktura — za co płacimy. Rozjazd między pierwszym a drugim to sprawa handlowa, między drugim a trzecim — finansowa. To dwie różne rozmowy z dostawcą i warto je rozdzielać.
Progi tolerancji
Zatrzymywanie dokumentu przy każdej różnicy o grosz zamienia kontrolę w hałas, który przestaje być czytany. Sensowne wdrożenie ma progi: różnice poniżej ustalonej wartości przechodzą, powyżej — wymagają decyzji. Progi warto ustawić osobno kwotowo i procentowo, bo inaczej wyglądają odchylenia przy drobnym asortymencie, a inaczej przy pozycjach o dużej wartości.
Progi nie są ustawieniem na zawsze. Po pierwszych tygodniach widać, które zatrzymania okazały się bezcelowe, i to jest moment na korektę.
Co zrobić z odchyleniem
Wykrycie różnicy jest wartościowe tylko wtedy, gdy prowadzi do działania. Możliwe ścieżki to akceptacja odchylenia, korekta u dostawcy albo wstrzymanie płatności do wyjaśnienia. Warto, żeby decyzja zapisywała się przy dokumencie — po kwartale nikt nie pamięta, dlaczego konkretną różnicę przyjęto.
Do tego potrzebna jest jedna rzecz organizacyjna: wskazana osoba, która odchylenia rozstrzyga. Bez niej dokumenty zatrzymane leżą tygodniami, a proces zaczyna być omijany.
Efekt uboczny, który bywa najcenniejszy
Systematyczna kontrola pokazuje, którzy dostawcy regularnie fakturują inaczej, niż uzgodniono. To materiał do rozmowy handlowej, którego bez zestawienia nikt nie ma.
Co dzieje się dalej
Dokument zgodny z zamówieniem może iść dalej bez pytania — do przyjęcia magazynowego zgodnie z regułą opisaną przy tworzeniu dokumentów PZ i FZ, a potem do dekretacji księgowej. Kontrola zgodności jest w tym łańcuchu bramką, która decyduje, co przechodzi automatycznie, a co trafia do człowieka.
