Najczęstsze błędy przy ręcznym wprowadzaniu dokumentów

Błędy, które ujawniają się same

Pomyłka w sumie dokumentu zostaje wychwycona przy uzgadnianiu z fakturą. Zły numer dokumentu wyjdzie przy rozliczaniu płatności. Te błędy irytują, ale nie zostają w systemie na stałe.

Błędy, które zostają

• towar przypisany do złej kartoteki — stan jednego indeksu rośnie, drugiego nie; wychodzi dopiero przy inwentaryzacji,
• zła data — dokument trafia do niewłaściwego okresu rozliczeniowego,
• zamieniona ilość z ceną przy pozycjach o wartościach bliskich sobie,
• dokument wprowadzony dwukrotnie — najczęściej gdy dostawca przysłał go ponownie,
• pominięta pozycja na fakturze wielostronicowej.

Dlaczego pominięta strona jest groźna

Suma dokumentu się wtedy nie zgadza, więc błąd zostanie zauważony. Gorzej, jeśli pominięta strona zawierała pozycje o niewielkiej wartości — różnica mieści się w granicy, którą ktoś „domknie", żeby dokument się zamknął.

Co daje automatyzacja

Automat nie robi literówek, ale popełnia własne błędy — dopasuje pozycję do złej kartoteki, jeśli reguły są zbyt luźne. Różnica polega na tym, że jego błędy są systematyczne i powtarzalne, więc dają się wykryć i naprawić raz dla wszystkich przypadków. Błędy ludzkie są losowe i każdy trzeba znaleźć osobno.