Najczęstsze błędy przy ręcznym wprowadzaniu dokumentów
Błędy przy przepisywaniu dokumentów są nieuniknione i nie świadczą o niestaranności. Warto natomiast wiedzieć, które z nich są kosztowne, a które same się ujawniają.
Błędy, które ujawniają się same
Pomyłka w sumie dokumentu zostaje wychwycona przy uzgadnianiu z fakturą. Zły numer dokumentu wyjdzie przy rozliczaniu płatności. Te błędy irytują, ale nie zostają w systemie na stałe.
Cechą wspólną tej grupy jest to, że coś się o nie potyka: kontrola sumy, rozliczenie salda, monit od dostawcy. Kosztują czas, nie pieniądze.
Błędy, które zostają
- towar przypisany do złej kartoteki — stan jednego indeksu rośnie, drugiego nie; wychodzi dopiero przy inwentaryzacji,
- zła data — dokument trafia do niewłaściwego okresu rozliczeniowego,
- zamieniona ilość z ceną przy pozycjach o wartościach bliskich sobie,
- dokument wprowadzony dwukrotnie — najczęściej gdy dostawca przysłał go ponownie,
- pominięta pozycja na fakturze wielostronicowej.
Te błędy łączy brak natychmiastowego objawu. System przyjmuje je bez protestu, bo z jego punktu widzenia wszystko się zgadza — sumy się domykają, dokument jest kompletny.
Dlaczego pominięta strona jest groźna
Suma dokumentu się wtedy nie zgadza, więc błąd zostanie zauważony. Gorzej, jeśli pominięta strona zawierała pozycje o niewielkiej wartości — różnica mieści się w granicy, którą ktoś „domknie", żeby dokument się zamknął.
Pułapki dokumentów wielostronicowych opisuje szerzej tekst o fakturach wielopozycyjnych i dokumentach z załącznikami.
Kiedy błędów jest najwięcej
Nie rozkładają się równomiernie. Skupiają się na przełomie miesiąca, przy dokumentach wprowadzanych w pośpiechu, przy nowym dostawcy i przy zastępstwie za osobę, która zwykle się tym zajmuje. To jednocześnie momenty, w których nikt nie ma czasu na sprawdzanie.
Jak je wykrywać, zanim zrobią szkodę
Kilka prostych kontroli wyłapuje większość przypadków: porównanie sumy pozycji z podsumowaniem dokumentu, sprawdzenie, czy faktura o tym numerze od tego kontrahenta już nie istnieje, ostrzeżenie przy dacie spoza bieżącego okresu i przy cenie znacząco odbiegającej od poprzedniej dostawy tego towaru. Żadna z nich nie wymaga zaawansowanego narzędzia — wymagają za to, żeby ktoś je zdefiniował.
Co daje automatyzacja
Automat nie robi literówek, ale popełnia własne błędy — dopasuje pozycję do złej kartoteki, jeśli reguły są zbyt luźne. Różnica polega na tym, że jego błędy są systematyczne i powtarzalne, więc dają się wykryć i naprawić raz dla wszystkich przypadków. Błędy ludzkie są losowe i każdy trzeba znaleźć osobno.
Z tego wynika praktyczny wniosek: przy automatyzacji warto zainwestować w progi pewności opisane przy dopasowaniu pozycji do kartoteki, a nie w kontrolę wyrywkową. Wyrywkowa ma sens przy błędach losowych, nie przy systematycznych.
Ile to kosztuje
Koszt pomyłek jest częścią rachunku, który warto zrobić przed wdrożeniem — obok czasu pracy opisanego w tekście o ręcznym przepisywaniu faktur.
