Automatyczna segregacja skrzynki z fakturami
Wspólna skrzynka na dokumenty to rozwiązanie powszechne i wygodne dla dostawców. Dla firmy oznacza jednak, że ktoś codziennie otwiera kilkadziesiąt wiadomości i decyduje, co z czym zrobić.
Co przychodzi na taką skrzynkę
Poza fakturami trafiają tam potwierdzenia zamówień, awizacje dostaw, korekty, monity, oferty handlowe i zwykły spam. Pierwszym zadaniem automatu jest rozróżnienie tych rodzajów, a nie samo wyciągnięcie załącznika.
Rozróżnienie po temacie wiadomości działa słabo, bo dostawcy wpisują tam co chcą. Pewniejsze jest sprawdzenie samego załącznika — dokument sam mówi, czym jest.
Kolejność przetwarzania
- odebranie wiadomości i wyodrębnienie załączników,
- rozpoznanie typu dokumentu — faktura, korekta, awizacja, inne,
- odczyt danych z rozpoznanej faktury,
- powiązanie z dostawcą po numerze NIP,
- zapis pliku pod nazwą zawierającą dostawcę i numer dokumentu,
- wpis do rejestru i przekazanie dalej.
Etap trzeci to osobne zagadnienie, opisane przy automatycznym wczytywaniu faktur zakupowych. Segregacja skrzynki jest warstwą przed nim: decyduje, który plik w ogóle warto odczytywać.
Co zrobić z wiadomością, która nie pasuje
Zawsze będzie strumień wiadomości, których automat nie zaklasyfikuje: dokument w treści zamiast w załączniku, skan zrobiony telefonem, faktura w formacie graficznym bez czytelnego nagłówka. Te wiadomości muszą trafiać do wyraźnie oznaczonego miejsca, a nie ginąć w skrzynce. Katalog „do przejrzenia", do którego nikt nie zagląda, jest gorszy niż brak automatyzacji, bo daje złudzenie, że wszystko jest obsłużone.
Nazewnictwo plików
Załączniki nazywane przez dostawców bywają nieczytelne — „faktura.pdf", „dokument(3).pdf". Automatyczne nadanie nazwy zawierającej kontrahenta, numer i datę sprawia, że archiwum da się przeszukiwać bez otwierania plików.
Schemat nazwy warto ustalić raz i trzymać się go bez wyjątków. Zmiana schematu po roku oznacza archiwum podzielone na dwie części o różnych regułach.
Duplikaty
Dostawcy wysyłają ten sam dokument ponownie zaskakująco często — przy monicie, przy zmianie adresu, przy pomyłce. Mechanizm powinien rozpoznawać, że faktura o tym numerze od tego kontrahenta już jest, i nie zakładać jej drugi raz.
Osobno trzeba obsłużyć korektę. Wygląda podobnie do duplikatu, ale ma inny numer i zmienia wartości dokumentu pierwotnego — potraktowanie jej jak powtórki jest błędem, który wyjdzie dopiero przy rozliczeniu.
Czego nie automatyzować
Wiadomości z prośbą o zmianę numeru rachunku bankowego wymagają weryfikacji człowieka niezależnym kanałem. To typowy scenariusz wyłudzenia i żadna reguła automatyczna nie powinna go przepuszczać dalej. Kontrole po stronie danych kontrahenta opisuje tekst o weryfikacji NIP i danych kontrahenta.
Skrzynka a archiwum
Skrzynka pocztowa nie jest archiwum dokumentów, choć bywa tak używana. Pliki zapisane w uporządkowanym katalogu przetrwają zmianę pracownika i zmianę dostawcy poczty. O tym, jak takie archiwum zaprojektować, mówi tekst o archiwizacji dokumentów zakupowych a RODO.
