Automatyczna segregacja skrzynki z fakturami

Co przychodzi na taką skrzynkę

Poza fakturami trafiają tam potwierdzenia zamówień, awizacje dostaw, korekty, monity, oferty handlowe i zwykły spam. Pierwszym zadaniem automatu jest rozróżnienie tych rodzajów, a nie samo wyciągnięcie załącznika.

Kolejność przetwarzania

1. odebranie wiadomości i wyodrębnienie załączników,
2. rozpoznanie typu dokumentu — faktura, korekta, awizacja, inne,
3. odczyt danych z rozpoznanej faktury,
4. powiązanie z dostawcą po numerze NIP,
5. zapis pliku pod nazwą zawierającą dostawcę i numer dokumentu,
6. wpis do rejestru i przekazanie dalej.

Nazewnictwo plików

Załączniki nazywane przez dostawców bywają nieczytelne — „faktura.pdf", „dokument(3).pdf". Automatyczne nadanie nazwy zawierającej kontrahenta, numer i datę sprawia, że archiwum da się przeszukiwać bez otwierania plików.

Duplikaty

Dostawcy wysyłają ten sam dokument ponownie zaskakująco często — przy monicie, przy zmianie adresu, przy pomyłce. Mechanizm powinien rozpoznawać, że faktura o tym numerze od tego kontrahenta już jest, i nie zakładać jej drugi raz.

Czego nie automatyzować

Wiadomości z prośbą o zmianę numeru rachunku bankowego wymagają weryfikacji człowieka niezależnym kanałem. To typowy scenariusz wyłudzenia i żadna reguła automatyczna nie powinna go przepuszczać dalej.