Czysty OCR zamienia obraz w tekst i na tym kończy. Wynikiem jest ciąg znaków bez struktury. Nadaje się do przeszukiwania archiwum, nie do zasilania systemu magazynowego.
Szablony zakładają, że dane leżą w określonych miejscach strony. Działają bardzo dokładnie przy stałym układzie i przestają działać całkowicie, gdy dostawca przesunie tabelę. Wymagają skonfigurowania osobnego wzorca dla każdego kontrahenta.
Odczyt rozumiejący układ rozpoznaje role fragmentów dokumentu — że to jest nagłówek, to tabela pozycji, a to podsumowanie — niezależnie od tego, gdzie leżą. Radzi sobie z nowym dostawcą bez konfiguracji.
Przy kilkunastu stałych dostawcach o niezmiennym układzie faktury szablony bywają rozwiązaniem najtańszym i najpewniejszym. Warto z nich korzystać, o ile ktoś przewiduje koszt utrzymania wzorców.
Przy dużej rotacji dostawców utrzymanie wzorców staje się osobną pracą, której nikt nie planował. Objaw jest charakterystyczny: system działa świetnie przez pół roku, po czym udział dokumentów wymagających ręcznej obsługi rośnie z miesiąca na miesiąc.
Nie chodzi o to, które podejście jest nowocześniejsze, tylko ilu dostawców obsługuje firma i jak stabilne są ich wydruki. Odpowiedź na to pytanie rozstrzyga wybór szybciej niż porównanie funkcji.