Baza wiedzy stoi i upada na wyszukiwaniu. Użytkownik, który dwa razy nie znalazł odpowiedzi, wraca do pytania kolegi.
Firmy mają zwykle setki dokumentów, których nikt nie czyta, bo nie da się w nich niczego znaleźć. To gotowy materiał na bazę wiedzy.
Baza obejmująca wszystko dla wszystkich jest prosta i nie do utrzymania. Część treści musi mieć ograniczony krąg odbiorców.
Baza z nieaktualnymi treściami jest gorsza niż jej brak. Brak zmusza do zapytania; nieaktualny wpis daje fałszywą pewność.
Treść bez właściciela starzeje się i nikt tego nie zauważa. To najprostsza reguła utrzymania bazy w formie.
