Baza z nieaktualnymi treściami jest gorsza niż jej brak. Brak zmusza do zapytania; nieaktualny wpis daje fałszywą pewność.
Data przeglądu przy każdym wpisie
Nie data utworzenia, tylko data ostatniego potwierdzenia aktualności. To dwie różne informacje i tylko druga cokolwiek mówi.
Data ma być widoczna dla czytelnika, nie schowana w metadanych. Czytelnik sam wtedy oceni, czy warto zapytać, zanim postąpi zgodnie z opisem. To najprostsze zabezpieczenie, jakie można wprowadzić bez żadnego narzędzia.
Okres ważności
Treści zmienne — pół roku. Stabilne — dwa lata. Po upływie wpis oznaczany jako wymagający przeglądu, a nie usuwany.
Podział na zmienne i stabilne trzeba zrobić raz, przy zakładaniu wpisu. Zajmuje sekundę i decyduje o całym późniejszym rytmie utrzymania. Do zmiennych trafiają zwykle warunki handlowe, procedury zależne od przepisów i wszystko, co dotyczy konfiguracji systemów. Do stabilnych — opisy zasad, które nie zmieniały się od dawna.
Właściciel jako warunek
Wpis bez osoby odpowiedzialnej nie zostanie przejrzany. To najczęstsza przyczyna starzenia się baz wiedzy.
Przypisanie musi nastąpić przy zakładaniu wpisu, nie później. Wracanie do tego po roku oznacza przejście przez całą bazę i szukanie autorów, z których część już nie pracuje. Zakres tej roli opisuje osobno tekst o właścicielu treści w bazie wiedzy.
Zdarzenia wymuszające przegląd
Zmiana cennika, przepisów, procedury, systemu. Warto mieć listę wpisów powiązanych z każdym z tych obszarów.
Taka lista działa w obie strony. Pozwala po zmianie od razu wskazać teksty do poprawy, a przed zmianą — oszacować, ile pracy ona wywoła. Prowadzi się ją najprościej znacznikiem przy wpisie: czego dotyczy, na czym się opiera, co go unieważnia.
Dokumenty źródłowe
Jeśli baza odpowiada na podstawie plików leżących gdzie indziej, aktualność wpisu zależy od aktualności tych plików. Zmiana w pliku musi trafiać do indeksu sama, a wersje robocze i archiwalne nie mogą się w nim znaleźć. Mechanizm opisuje tekst o bazie wiedzy opartej na istniejących dokumentach.
Oznaczenie zamiast usunięcia
Treść nieaktualna, ale opisująca stan historyczny, bywa potrzebna. Wyraźne oznaczenie rozwiązuje to lepiej niż skasowanie.
Warunek jest jeden: taki wpis nie może pojawiać się jako odpowiedź na bieżące pytanie. Oznaczenie musi być widoczne w wyniku wyszukiwania, a nie dopiero po otwarciu tekstu.
Zgłaszanie przez użytkowników
Przycisk „to jest nieaktualne" przy każdym wpisie. Najtańszy możliwy sposób utrzymania jakości.
Zgłoszenie musi jednak do kogoś trafiać i doczekać się reakcji. Jeśli przez kwartał nikt nie odpowie na zgłoszenia, ludzie przestaną je wysyłać, a jedyny działający mechanizm kontroli przestanie istnieć. Liczbę zgłoszeń warto śledzić razem z pozostałymi miarami z tekstu o mierzeniu użyteczności bazy.
Kiedy odpuścić przeglądy
Utrzymywanie rytmu przeglądów kosztuje pracę i nie każda treść jest tego warta. Wpisy dotyczące spraw, które nie zmieniały się od ostatniego przeglądu i nie zależą od przepisów ani od systemu, wystarczy sprawdzać przy okazji — gdy ktoś zgłosi błąd albo gdy zmieni się proces. Rozsądniej skupić uwagę na kilkudziesięciu wpisach, od których zależą decyzje wobec klientów, niż rozłożyć ją równo na całą bazę i nie przejrzeć niczego porządnie.
