Treść bez właściciela starzeje się i nikt tego nie zauważa. To najprostsza reguła utrzymania bazy w formie.
Kto powinien nim być
Osoba wykonująca opisywaną pracę, nie osoba prowadząca bazę. Właściciel merytoryczny, nie redakcyjny.
Rozdzielenie tych dwóch ról jest istotne. Osoba prowadząca bazę dba o formę, spójność nazewnictwa i porządek. O to, czy zapisana zasada nadal obowiązuje, może wypowiedzieć się wyłącznie ktoś, kto pracuje w danym procesie. Powierzenie obu rzeczy jednej osobie kończy się bazą poprawną redakcyjnie i nieprawdziwą merytorycznie.
Zakres obowiązków
- potwierdzanie aktualności w ustalonym rytmie,
- poprawianie po zmianach w procesie,
- odpowiadanie na uwagi użytkowników,
- rozstrzyganie sprzeczności z innymi wpisami.
Nie ma tu obowiązku pisania od zera. Właściciel ma potwierdzać i poprawiać, a nie tworzyć treść w wolnych chwilach. To rozróżnienie decyduje o tym, czy rola zostanie przyjęta, czy odrzucona.
Widoczny przy wpisie
Czytelnik ma wiedzieć, kogo zapytać, gdy treść budzi wątpliwości. To też forma odpowiedzialności za jakość.
W parze z datą ostatniego potwierdzenia daje to czytelnikowi pełen obraz: kto odpowiada i kiedy ostatnio sprawdzał. Obie informacje razem opisuje tekst o aktualności treści w bazie wiedzy.
Zastępstwo
Przy odejściu właściciela wpisy muszą zostać przypisane komuś innemu. Bez tego po dwóch latach połowa bazy jest niczyja.
Najprościej wpiąć to w istniejącą listę spraw do załatwienia przy odejściu pracownika, obok zdania sprzętu i odebrania dostępów. Wtedy dzieje się samo. Osobna procedura pamiętana przez jedną osobę nie zadziała.
Nie za dużo na osobę
Dwadzieścia wpisów da się przejrzeć. Dwieście — nie. Rozłożenie własności jest warunkiem, żeby przeglądy się odbywały.
Gdy liczba wpisów rośnie, rozwiązaniem jest podział obszaru, a nie wydłużanie rytmu przeglądów. Jedna osoba odpowiadająca za całą dokumentację sprzedaży prędzej czy później przestanie cokolwiek potwierdzać, bo zadanie stanie się niewykonalne w rozsądnym czasie.
Czas na tę pracę
Uznany oficjalnie, choćby godzina na kwartał. Obowiązek dokładany bez odjęcia czegokolwiek nie jest wykonywany.
To decyzja właściciela firmy albo kierownika, nie osoby wdrażającej. Warto ją podjąć przed uruchomieniem, a nie po pierwszym nieudanym przeglądzie — kolejność zadań przy budowie bazy porządkuje tekst o wdrożeniu bazy wiedzy krok po kroku.
Jak to zapisać
Wystarczy pole przy wpisie z imieniem i nazwiskiem oraz drugie z datą ostatniego potwierdzenia. Nie potrzeba osobnego rejestru ani procedury na kilka stron. Potrzebna jest natomiast lista, którą da się posortować: kto ile wpisów prowadzi i które czekają na przegląd najdłużej. Ta jedna lista wystarcza do prowadzenia całego utrzymania i zajmuje kwadrans raz na kwartał.
Kiedy właściciel nie wystarcza
Przy treściach, które dotyczą kilku działów naraz. Instrukcja obejmująca sprzedaż, magazyn i księgowość ma trzech zainteresowanych i żadnego właściciela. Każdy uznaje, że sprawdzi ją ktoś inny, i nie sprawdza jej nikt. Rozwiązaniem jest podział na osobne wpisy według stanowisk — zgodnie z zasadami z tekstu o procedurach i instrukcjach stanowiskowych.
