Rezerwacja towaru w momencie zamówienia
Stan magazynowy i stan, którym można handlować, to dwie różne liczby. Różnicę robią rezerwacje — i to one najczęściej odpowiadają za sprzedanie towaru, którego fizycznie już nie ma.
Trzy stany, które trzeba rozróżniać
Stan fizyczny — ile sztuk leży na półce. Stan zarezerwowany — ile z nich jest już przypisane do zamówień. Stan dostępny — różnica między nimi, czyli to, co wolno jeszcze sprzedać.
Do sklepu i marketplace’ów wysyłamy stan dostępny. Wysyłanie stanu fizycznego jest najczęstszą przyczyną nadsprzedaży.
Czwartą liczbą bywa towar zamówiony u dostawcy, jeszcze nieprzyjęty. Nie należy go doliczać do stanu dostępnego bez świadomej decyzji — inaczej sklep sprzedaje coś, co dopiero jedzie, a termin dostawy zależy od kogoś z zewnątrz.
Kiedy rezerwować
Rezerwacja w chwili złożenia zamówienia zabezpiecza klienta, ale blokuje towar także wtedy, gdy płatność nigdy nie wpłynie. Rezerwacja dopiero po zaksięgowaniu wpłaty uwalnia zapas, lecz naraża klienta na to, że opłacony towar zdąży się sprzedać.
Rozwiązanie pośrednie: rezerwacja natychmiastowa z terminem ważności. Nieopłacone zamówienie zwalnia towar po ustalonym czasie.
Termin trzeba dobrać do sposobu płatności. Przelew tradycyjny księguje się dłużej niż płatność z bramki, a przesyłka za pobraniem nigdy nie zostanie opłacona przed wysyłką — dla niej reguła oparta na wpłacie w ogóle nie działa. Powiązanie rezerwacji ze statusem płatności musi te przypadki rozróżniać.
Rezerwacje osierocone
To najczęstsza usterka w tym obszarze. Zamówienia anulowane, porzucone albo obsłużone poza systemem zostawiają rezerwacje, których nikt nie zdejmuje. Efekt narasta miesiącami: stan dostępny spada, choć towar leży na półce.
Warto uruchomić cykliczny przegląd rezerwacji starszych niż ustalony okres i zestawienie porównujące sumę rezerwacji z liczbą otwartych zamówień.
Źródło problemu leży zwykle w niedokończonych ścieżkach: zamówienie zamknięto telefonicznie, dokument wystawiono ręcznie, a pierwotne ZK zostało otwarte. Dlatego anulowanie zamówienia musi zwalniać rezerwację automatycznie, a nie zależeć od pamięci pracownika.
Zestawy i warianty
Rezerwować należy to, co faktycznie schodzi z półki. Przy zestawach i produktach złożonych oznacza to składowe, nie pozycję zbiorczą — zarezerwowany zestaw nie chroni komponentów przed sprzedaniem osobno.
Zamówienia na towar niedostępny
Sprzedaż towaru, którego nie ma, bywa świadomą decyzją przy przewidywalnej dostawie. Wymaga jednak osobnego oznaczenia zamówienia i jasnej informacji dla klienta — inaczej trafi ono do kolejki kompletacji i zablokuje ją.
Kiedy rezerwacja przeszkadza
Przy towarach masowych, których stan liczony jest w setkach sztuk, rezerwacja pod pojedyncze zamówienie nic nie wnosi poza dodatkowym obiektem do sprzątania. Ma sens tam, gdzie zapas jest niski, rotacja szybka albo sprzedaż idzie kilkoma kanałami naraz. Przy jednym kanale i dużym zapasie prostszy jest bufor bezpieczeństwa niż pełny mechanizm rezerwacji.
Rezerwacja bywa też szkodliwa, gdy nikt jej nie sprząta. Mechanizm bez terminu ważności i bez przeglądu zamienia się w narzędzie do zaniżania stanu dostępnego — a wtedy firma traci sprzedaż na towarze, który ma. Zanim uruchomi się rezerwacje, warto mieć gotową odpowiedź na pytanie, co je zwalnia i kto to sprawdza.
