Automatyczne pobieranie zamówień ze sklepu do ERP
Zamówienie złożone w sklepie i zamówienie widoczne w systemie magazynowym to w wielu firmach dwie osobne rzeczy, które ktoś ręcznie ze sobą łączy. Przy kilkunastu zamówieniach dziennie jest to znośne, przy stu — przestaje być.
Co przenosimy
Poza samą listą pozycji zamówienie niesie dane, bez których nie da się go zrealizować: adres dostawy, wybraną formę wysyłki, sposób płatności, dane do dokumentu sprzedaży oraz uwagi klienta. Pominięcie któregokolwiek z nich oznacza powrót do ręcznego uzupełniania.
Warto od razu ustalić, co dzieje się z polami, dla których system magazynowy nie ma miejsca. Uwaga klienta wpisana w sklepie musi gdzieś wylądować, inaczej przepadnie i wróci jako reklamacja. To samo dotyczy kosztu dostawy i rabatu — obie kwoty muszą trafić na dokument sprzedaży, a nie zniknąć po drodze.
Kiedy pobierać
Dwa podejścia. Odpytywanie cykliczne — system co kilka minut pyta sklep o nowe zamówienia. Proste i odporne na awarie, ale wprowadza opóźnienie. Powiadomienie zwrotne (webhook) — sklep sam zgłasza nowe zamówienie natychmiast. Szybsze, lecz wymaga obsługi sytuacji, w której powiadomienie nie dotrze.
Rozwiązanie odporne łączy oba: powiadomienia dla szybkości, cykliczne odpytywanie jako siatka bezpieczeństwa wyłapująca to, co przepadło.
Niezależnie od wariantu potrzebne jest zabezpieczenie przed dublowaniem. Ten sam numer zamówienia potrafi przyjść dwa razy — po powtórzonym powiadomieniu albo po ponownym uruchomieniu wymiany. Jeśli system nie sprawdza, czy już go widział, powstaną dwa dokumenty i dwie rezerwacje.
Powiązanie towaru
Zamówienie ze sklepu identyfikuje towar po swoim identyfikatorze, który nie musi odpowiadać kartotece magazynowej. Powiązanie zwykle opiera się na kodzie EAN albo na własnym symbolu przypisanym po obu stronach. Bez konsekwentnie utrzymanego powiązania automatyzacja zatrzyma się na pierwszym nietypowym produkcie.
Osobnego rozstrzygnięcia wymagają warianty rozmiaru i koloru oraz zestawy sprzedawane jako jedna pozycja. Sklep pokazuje je jako jeden produkt, magazyn widzi kilka kartotek.
Klient nowy czy istniejący
Ten sam człowiek składa zamówienie raz jako osoba prywatna, raz na firmę, czasem z literówką w nazwisku. Reguła dopasowania oparta na adresie e-mail albo numerze NIP jest znacznie pewniejsza niż porównywanie nazw.
Reguła zbyt luźna scala dwie różne osoby i miesza im historię zakupów. Zbyt ostra tworzy kartotekę pełną duplikatów. Bezpieczniej zakładać nowego kontrahenta i mieć procedurę scalania niż odwrotnie.
Co trzeba przygotować po stronie firmy
Dostęp do interfejsu sklepu, uporządkowane symbole towarów, ustaloną mapę form dostawy i płatności oraz decyzję, w którym momencie powstają dokumenty ZK, WZ i FS. Te ustalenia zajmują zwykle więcej czasu niż samo połączenie systemów.
Czego nie pobierać automatycznie
Zamówienia z nietypowym adresem, kwotą odbiegającą od normy albo niedokończoną płatnością warto zatrzymać do przejrzenia. Automatyzacja ma zdejmować pracę powtarzalną, nie decyzje.
Kiedy to się nie opłaca
Przy kilku zamówieniach dziennie z jednego sklepu koszt uporządkowania kartoteki bywa wyższy niż zysk z automatu. Jeśli natomiast kanałów jest kilka, sensowniej od razu rozważyć warstwę pośrednią zbierającą zamówienia, zamiast łączyć każdy sklep z systemem osobno.
