Automatyczne pobieranie zamówień ze sklepu do systemu magazynowego

Co przenosimy

Poza samą listą pozycji zamówienie niesie dane, bez których nie da się go zrealizować: adres dostawy, wybraną formę wysyłki, sposób płatności, dane do dokumentu sprzedaży oraz uwagi klienta. Pominięcie któregokolwiek z nich oznacza powrót do ręcznego uzupełniania.

Kiedy pobierać

Dwa podejścia. Odpytywanie cykliczne — system co kilka minut pyta sklep o nowe zamówienia. Proste i odporne na awarie, ale wprowadza opóźnienie. Powiadomienie zwrotne (webhook) — sklep sam zgłasza nowe zamówienie natychmiast. Szybsze, lecz wymaga obsługi sytuacji, w której powiadomienie nie dotrze.

Rozwiązanie odporne łączy oba: powiadomienia dla szybkości, cykliczne odpytywanie jako siatka bezpieczeństwa wyłapująca to, co przepadło.

Powiązanie towaru

Zamówienie ze sklepu identyfikuje towar po swoim identyfikatorze, który nie musi odpowiadać kartotece magazynowej. Powiązanie zwykle opiera się na kodzie EAN albo na własnym symbolu przypisanym po obu stronach. Bez konsekwentnie utrzymanego powiązania automatyzacja zatrzyma się na pierwszym nietypowym produkcie.

Klient nowy czy istniejący

Ten sam człowiek składa zamówienie raz jako osoba prywatna, raz na firmę, czasem z literówką w nazwisku. Reguła dopasowania oparta na adresie e-mail albo numerze NIP jest znacznie pewniejsza niż porównywanie nazw.

Czego nie pobierać automatycznie

Zamówienia z nietypowym adresem, kwotą odbiegającą od normy albo niedokończoną płatnością warto zatrzymać do przejrzenia. Automatyzacja ma zdejmować pracę powtarzalną, nie decyzje.