Towar, który wrócił, nie zawsze może od razu trafić z powrotem na półkę. Decyzja o tym, gdzie go umieścić, jest równie ważna jak sam zwrot pieniędzy.
Trzy możliwe stany
Pełnowartościowy — wraca do sprzedaży bez zmian. Wymagający przygotowania — potrzebuje przepakowania, wyczyszczenia albo uzupełnienia elementów. Niepełnowartościowy — do sprzedaży w niższej cenie, do reklamacji u dostawcy albo do utylizacji.
Ocena powinna być zapisana przy sprawie razem ze zdjęciami z przyjęcia. To jedyny materiał, którym firma dysponuje, jeśli klient później zakwestionuje odmowę albo obniżenie zwracanej kwoty.
Jak wygląda przyjęcie krok po kroku
- skanowanie numeru sprawy z etykiety,
- sprawdzenie, czy przyszło to, co zgłoszono,
- ocena stanu i zdjęcia,
- wskazanie stanu docelowego,
- dokument przyjęcia i zmiana statusu sprawy.
Przy takim przebiegu magazyn nie podejmuje decyzji handlowych — tylko opisuje, co zobaczył. Decyzja o uznaniu i o kwocie zapada gdzie indziej, na podstawie tego opisu.
Osobne miejsce na zwroty
Towar przyjęty bez oceny wraca na zwykły stan i trafia do kolejnego klienta w stanie, w jakim przyszedł. Osobna lokalizacja na zwroty oczekujące na ocenę usuwa ten problem u źródła. Warto pilnować, żeby ta strefa nie rosła — zapas, który w niej leży, jest niewidoczny dla sprzedaży, co opisuje szerzej tekst o stanach magazynowych po zwrotach.
Dokument przyjęcia
Zwrot podnosi stan magazynowy i musi zostawić ślad w postaci dokumentu powiązanego z korektą. Przyjęcie „po cichu", samą zmianą liczby, uniemożliwia późniejsze uzgodnienie. Dokument powinien wskazywać sprawę, a sprawa dokument — inaczej przy inwentaryzacji nikt nie odtworzy, skąd wzięła się różnica.
Kiedy stan ma wzrosnąć
Nie w chwili zgłoszenia zwrotu, tylko w chwili fizycznego przyjęcia i oceny. Podniesienie stanu wcześniej oznacza sprzedaż towaru, który jeszcze jedzie — albo nigdy nie dojedzie. Informacja o nadaniu przesyłki zwrotnej ma wartość planistyczną, ale nie powinna zmieniać dostępności; wystarczy, że jest widoczna w sprawie razem ze śledzeniem przesyłki zwrotnej.
Towar niepełnowartościowy
Warto prowadzić go jako osobną kartotekę, a nie jako zwykły stan z adnotacją. Adnotacje giną, a osobna kartoteka pilnuje sama, żeby taki towar nie trafił do sprzedaży w pełnej cenie.
Osobna kartoteka daje też liczbę, której inaczej nie widać: ile towaru rocznie traci wartość przez zwroty. To jeden ze składników rzeczywistego kosztu zwrotów, najczęściej pomijany w rachunku.
Kiedy nie warto rozbudowywać przyjęcia
Przy towarze jednorodnym, tanim i niepodatnym na uszkodzenia ocena stanu jest formalnością. Wtedy prostsze przyjęcie od razu na stan handlowy jest tańsze niż utrzymywanie strefy oceny, w której i tak nic nie zostaje odrzucone. Rozbudowany przebieg zaczyna się opłacać przy asortymencie, w którym stan towaru realnie decyduje o cenie odsprzedaży, oraz tam, gdzie zwroty przychodzą partiami i magazyn nie nadąża ich opisywać na bieżąco.
