Bramka płatnicza zgłasza wpłatę natychmiast i z identyfikatorem zamówienia — to przypadek najprostszy. Przelew tradycyjny wymaga dopasowania na podstawie wyciągu bankowego, gdzie identyfikator bywa niepełny albo wpisany błędnie.
Kolejno: po identyfikatorze w tytule, po kwocie i danych wpłacającego, a przy braku dopasowania — do kolejki ręcznej. Automatyczne przypisywanie na podstawie samej kwoty jest ryzykowne, gdy wiele zamówień ma identyczną wartość.
Różnica groszowa wynikająca z zaokrągleń nie powinna wstrzymywać realizacji. Większa wymaga decyzji: dopłata, wysyłka mimo różnicy albo zwrot nadwyżki. Próg tolerancji trzeba ustalić wprost.
Zamówienie za pobraniem jest nieopłacone aż do doręczenia, ale ma trafić do realizacji od razu. Reguła oparta wyłącznie na statusie płatności zatrzymałaby je na zawsze.
Zwrot pieniędzy powinien być powiązany z tym samym zamówieniem co pierwotna wpłata i widoczny w jego historii. Rozliczany osobno, znika z obrazu sprawy przy reklamacji.