Płatności a status zamówienia
Status zamówienia i status płatności to dwie osobne informacje, które muszą być spójne. Rozjazd między nimi kończy się wysyłką bez zapłaty albo opłaconym zamówieniem stojącym w kolejce.
Skąd wiadomo o wpłacie
Bramka płatnicza zgłasza wpłatę natychmiast i z identyfikatorem zamówienia — to przypadek najprostszy. Przelew tradycyjny wymaga dopasowania na podstawie wyciągu bankowego, gdzie identyfikator bywa niepełny albo wpisany błędnie.
Trzecim źródłem jest rozliczenie z platformy sprzedażowej albo od przewoźnika przy przesyłkach za pobraniem. Wpływa zbiorczo i z opóźnieniem, więc pojedyncze zamówienie odnajduje się w nim dopiero po rozbiciu przelewu na transakcje. Każde z tych źródeł ma inne tempo i inną pewność — reguła musi je rozróżniać, zamiast traktować wszystkie wpłaty jednakowo.
Dopasowanie przelewu
Kolejno: po identyfikatorze w tytule, po kwocie i danych wpłacającego, a przy braku dopasowania — do kolejki ręcznej. Automatyczne przypisywanie na podstawie samej kwoty jest ryzykowne, gdy wiele zamówień ma identyczną wartość.
Skuteczność zależy od tego, co klient widzi przy płatności. Krótki, jednoznaczny identyfikator w tytule przelewu podnosi udział automatycznych dopasowań bardziej niż jakiekolwiek reguły po stronie systemu. Jeśli tytuł generuje sklep, warto sprawdzić, czy nie zawiera opisów, które kupujący nadpisuje własnym tekstem.
Niedopłata i nadpłata
Różnica groszowa wynikająca z zaokrągleń nie powinna wstrzymywać realizacji. Większa wymaga decyzji: dopłata, wysyłka mimo różnicy albo zwrot nadwyżki. Próg tolerancji trzeba ustalić wprost.
Osobnym przypadkiem jest jedna wpłata na kilka zamówień. Klient sumuje kwoty i płaci raz, a automat nie dopasuje takiej wpłaty do żadnego pojedynczego zamówienia. Potrzebna jest możliwość rozliczenia jednej płatności na kilka spraw, inaczej wszystkie trafią do kolejki ręcznej.
Płatność przy odbiorze
Zamówienie za pobraniem jest nieopłacone aż do doręczenia, ale ma trafić do realizacji od razu. Reguła oparta wyłącznie na statusie płatności zatrzymałaby je na zawsze.
Dlatego status płatności powinien wpływać na rezerwację towaru i na kolejność realizacji, ale nie decydować o niej samodzielnie. Warunkiem wejścia do kolejki jest opłacenie albo dopuszczona metoda płatności przy odbiorze.
Wpłata, która nigdy nie przyjdzie
Część zamówień pozostaje nieopłacona. Potrzebny jest ustalony czas oczekiwania, przypomnienie dla klienta i automatyczne anulowanie zamówienia po jego upływie, razem ze zwolnieniem rezerwacji. Bez tego kroku nieopłacone zamówienia blokują towar bezterminowo.
Zwroty środków
Zwrot pieniędzy powinien być powiązany z tym samym zamówieniem co pierwotna wpłata i widoczny w jego historii. Rozliczany osobno, znika z obrazu sprawy przy reklamacji.
Warto z góry ustalić, czy zwrot obejmuje koszt dostawy i którą drogą wraca — na rachunek, z którego przyszła wpłata, czy inną. To rozstrzygnięcie handlowe, ale zapisane w regule oszczędza pytań przy każdym zwrocie.
Czego nie automatyzować
Decyzji o wysyłce mimo niedopłaty powyżej progu i o zwrocie nadwyżki przy sporze. To przypadki rzadkie i kosztowne w skutkach, więc lepiej trafiają do człowieka niż do reguły, której nikt później nie pamięta.
