Dokumenty ZK, WZ i FS — kiedy powstają automatycznie
Jedno zamówienie zostawia w systemie ślad w postaci kilku dokumentów. To, który powstaje kiedy, nie jest kwestią techniczną — wynika ze sposobu pracy magazynu i z momentu powstania obowiązku podatkowego.
Trzy dokumenty i ich role
ZK — zamówienie od klienta. Rejestruje zobowiązanie do dostarczenia towaru i zwykle rezerwuje go na stanie, nie zmieniając jeszcze ilości.
WZ — wydanie zewnętrzne. Powstaje w momencie fizycznego wydania towaru i to ono zdejmuje stan magazynowy.
FS — faktura sprzedaży. Dokument handlowy i podatkowy, powiązany z wydaniem.
Rozdzielenie ról ma praktyczny skutek. Po ZK widać, ile towaru jest obiecane klientom. Po WZ — ile faktycznie wyszło z magazynu. Po FS — ile trzeba rozliczyć. Gdy jeden dokument pełni wszystkie trzy funkcje, żadnej z tych liczb nie da się odczytać osobno.
Dlaczego nie wystawiać wszystkiego naraz
Kuszące jest utworzenie kompletu dokumentów w chwili pobrania zamówienia. Problem pojawia się, gdy zamówienie zostanie anulowane albo towaru zabraknie — trzeba wtedy wycofywać dokumenty, które nigdy nie powinny powstać, a przy fakturze oznacza to korektę.
Korekta jest tania w systemie i droga w rozmowie: z klientem, z księgowością, czasem z urzędem. Im później powstaje dokument podatkowy, tym mniej korekt.
Kolejność, która się broni
- pobranie zamówienia → ZK z rezerwacją towaru,
- skompletowanie i wydanie → WZ zdejmujące stan,
- wydanie potwierdzone → FS powiązana z WZ.
Każdy krok ma warunek wejścia i to on decyduje, czy automat ruszy. ZK powstaje po pobraniu zamówienia i po zarezerwowaniu towaru. WZ dopiero wtedy, gdy paczka jest skompletowana, a nie w chwili wydruku listy kompletacyjnej. FS po potwierdzeniu wydania. Warunki opisane wprost dają się później sprawdzić — reguła oparta na tym, że „ktoś kliknie", nie daje.
Sprzedaż wysyłkowa a moment wystawienia faktury
Przy wysyłce dokument sprzedaży zwykle towarzyszy przesyłce, więc powstaje razem z wydaniem. Przy odbiorze osobistym bywa inaczej. Reguła automatyczna musi rozróżniać te przypadki, bo inaczej wystawi fakturę do towaru, który jeszcze leży w magazynie.
Do rozstrzygnięcia jest też typ dokumentu. Sprzedaż dla osoby prywatnej i sprzedaż dla firmy kończą się inaczej, a żądanie faktury bywa zgłaszane po zakupie. Automat powinien rozpoznać typ nabywcy z danych zamówienia, a przy danych niepełnych wstrzymać wystawienie zamiast wystawiać dokument z brakami.
Numeracja
Osobne serie numeracji dla kanałów sprzedaży ułatwiają późniejszą analizę i rozliczenia. Warto to ustalić przed pierwszym dokumentem — zmiana numeracji w trakcie roku jest kłopotliwa.
Przy okazji trzeba przypilnować, żeby numer dokumentu wracał do zamówienia w kanale sprzedaży. Bez tego biuro obsługi szuka faktury po nazwisku, a przy anulowaniu lub korekcie zamówienia nikt nie wie, który dokument poprawić.
Czego automat nie rozstrzygnie
Momentu powstania obowiązku podatkowego, sposobu ujęcia zaliczek i tego, czy w danym modelu sprzedaży wystarczy paragon. To decyzje księgowe. Automatyzacja je odwzorowuje i pilnuje konsekwentnie, ale nie podejmie ich za nikogo — jeśli reguła jest niejasna dla księgowej, będzie też niejasna dla systemu.
