Z jednego zdarzenia gospodarczego wynika kilka dokumentów. Wprowadzane ręcznie, wymagają przepisywania tych samych danych i różnią się drobiazgami.
Typowe łańcuchy
Zamówienie od klienta → wydanie zewnętrzne → faktura sprzedaży. Zamówienie do dostawcy → przyjęcie zewnętrzne → faktura zakupu. Wydanie → dokument transportowy.
Łańcuch trzeba narysować, zanim powstanie kod. Który dokument powstaje z którego, w jakim momencie, kto go zatwierdza i co się dzieje, gdy zatwierdzenie nie następuje. To rozstrzygnięcia biznesowe, nie techniczne — i zwykle najdłuższa część pracy.
Warunek uruchomienia
Musi być jednoznaczny: zatwierdzenie poprzedniego dokumentu, zmiana statusu, potwierdzenie kompletacji. Reguła oparta na warunku nieostrym tworzy dokumenty w niewłaściwym momencie.
Najbezpieczniejsze jest zatwierdzenie dokumentu źródłowego przez uprawnioną osobę. Warunek oparty na samym czasie — „po godzinie od utworzenia” — wygląda wygodnie, ale tworzy dokumenty do zapisów, które ktoś właśnie poprawia.
Dokument częściowy
Wydanie obejmujące część zamówienia nie może zamykać całości. Zamówienie powinno pozostać otwarte na resztę, a kolejne wydanie dołączyć do tego samego łańcucha.
Realizacja częściowa jest regułą, nie wyjątkiem: brakuje jednej pozycji, dostawa przychodzi w dwóch turach, klient prosi o wysyłkę tego, co jest. System musi umieć pokazać, ile z zamówienia zostało zrealizowane, a ile czeka.
Co przenosimy, czego nie
Pozycje, ilości, ceny i dane kontrahenta — tak. Uwagi wewnętrzne i informacje robocze — nie, bo trafią na dokument dla klienta.
Osobno rozstrzyga się ceny. Cena z zamówienia sprzed miesiąca może różnić się od aktualnego cennika. Trzeba ustalić, która obowiązuje, i zapisać tę zasadę, bo inaczej rozstrzyga ją przypadek. Podobnie z rabatem i terminem płatności.
Kiedy przerwać automat
Przy różnicy między zamówieniem a wydaniem, przy braku danych do faktury i przy kontrahencie z blokadą. Dokument wystawiony mimo takiej sytuacji trzeba potem korygować.
Zamiast tworzyć dokument mimo wątpliwości, lepiej zostawić sprawę na liście do obsługi ręcznej i zgłosić ją osobie odpowiedzialnej. Kontrahent z przekroczonym limitem kredytowym to typowy przypadek zatrzymania. Te same przesłanki co przy walidacjach ręcznego wystawiania obowiązują tu w całości — automat nie jest zwolniony z kontroli, przeciwnie, potrzebuje jej bardziej.
Powiązanie widoczne w systemie
Każdy dokument powinien wskazywać, z czego powstał. Łańcuch bez powiązań wygląda jak zbiór niezależnych dokumentów i uniemożliwia kontrolę kompletności.
Powiązanie służy też do kontroli bieżącej: pozwala wyszukać zamówienia bez wydania, wydania bez faktury i faktury bez pokrycia w dokumencie magazynowym. Te trzy zestawienia wyłapują większość niedokończonych spraw, zanim zrobi to księgowość.
Kiedy to się nie opłaca
Przy kilku dokumentach dziennie i przy sprzedaży, w której prawie każde zamówienie różni się od realizacji. Automat wymagający poprawki w połowie przypadków generuje więcej pracy niż wystawianie ręczne. Warto wtedy najpierw uporządkować proces — rozstrzygnięcie: dodatek czy zmiana procesu bywa ważniejsze niż sam mechanizm.
