Weryfikacja NIP i danych kontrahenta przy wczytywaniu
Deprecated: strtotime(): Passing null to parameter #1 ($datetime) of type string is deprecated in /home/srv107715/domains/ai-architects.pl/public_html/templates/fusion/html/com_content/article/default.php on line 111
NIP jako klucz
Numer identyfikacji podatkowej jest najlepszym identyfikatorem kontrahenta — jednoznacznym i weryfikowalnym. Nazwa firmy do tego się nie nadaje: bywa zapisana w kilku wariantach, ze skrótami formy prawnej albo bez nich.
Kontrola poprawności numeru
NIP ma cyfrę kontrolną — ostatnią cyfrę wyliczaną z pozostałych. Pozwala to natychmiast wykryć literówkę albo błąd odczytu bez odpytywania jakiegokolwiek rejestru. To kontrola darmowa i warto ją wykonywać zawsze.
Nowy kontrahent
Dokument od nieznanego numeru wymaga decyzji: czy to nowy dostawca, czy istniejący wprowadzony wcześniej z błędnym numerem. Automatyczne zakładanie nowej kartoteki przy każdym nierozpoznanym numerze prowadzi do listy kontrahentów z licznymi duplikatami.
Zmieniony numer rachunku
Najważniejsza kontrola w całym procesie. Jeżeli na fakturze od znanego dostawcy pojawia się rachunek inny niż dotychczasowy, dokument musi zostać zatrzymany do weryfikacji niezależnym kanałem — telefonicznie, pod numer znany wcześniej, nie ten podany w wiadomości.
Jest to scenariusz wyłudzenia stosowany powszechnie i skuteczny właśnie dlatego, że dokument wygląda poprawnie pod każdym innym względem.
Dane adresowe
Zmiana adresu czy nazwy jest zjawiskiem zwyczajnym i nie musi wstrzymywać dokumentu. Warto natomiast odnotować rozbieżność, żeby kartoteka nie rozjeżdżała się z rzeczywistością.
