Weryfikacja NIP i danych kontrahenta przy wczytywaniu
Zanim dokument trafi do systemu, trzeba ustalić, od kogo pochodzi. Wydaje się to najprostszym etapem odczytu, a jest miejscem, w którym warto wprowadzić najwięcej kontroli.
NIP jako klucz
Numer identyfikacji podatkowej jest najlepszym identyfikatorem kontrahenta — jednoznacznym i weryfikowalnym. Nazwa firmy do tego się nie nadaje: bywa zapisana w kilku wariantach, ze skrótami formy prawnej albo bez nich.
Na fakturze widnieją zwykle dwa numery — sprzedawcy i nabywcy. Automat musi wiedzieć, który jest który, bo pomylenie ich kończy się dokumentem przypisanym do własnej firmy. Rozstrzyga położenie na dokumencie i porównanie z własnym numerem, który warto mieć wpisany jako stałą.
Kontrola poprawności numeru
NIP ma cyfrę kontrolną — ostatnią cyfrę wyliczaną z pozostałych. Pozwala to natychmiast wykryć literówkę albo błąd odczytu bez odpytywania jakiegokolwiek rejestru. To kontrola darmowa i warto ją wykonywać zawsze.
Wykrywa jednak tylko numery niemożliwe, nie cudze. Numer poprawny formalnie, ale należący do innej firmy, przejdzie tę kontrolę bez zastrzeżeń — dlatego drugim krokiem jest porównanie z nazwą na dokumencie.
Nowy kontrahent
Dokument od nieznanego numeru wymaga decyzji: czy to nowy dostawca, czy istniejący wprowadzony wcześniej z błędnym numerem. Automatyczne zakładanie nowej kartoteki przy każdym nierozpoznanym numerze prowadzi do listy kontrahentów z licznymi duplikatami.
Pomaga prosta podpowiedź: przy nieznanym numerze pokazać kontrahentów o zbliżonej nazwie. Większość przypadków rozstrzyga się wtedy jednym spojrzeniem.
Osobny przypadek to podmioty powiązane o niemal identycznych nazwach. Rozstrzyga wtedy numer, nie nazwa — a dokument przypisany do niewłaściwej spółki z grupy potrafi zostać niezauważony przez cały okres rozliczeniowy.
Zmieniony numer rachunku
Najważniejsza kontrola w całym procesie. Jeżeli na fakturze od znanego dostawcy pojawia się rachunek inny niż dotychczasowy, dokument musi zostać zatrzymany do weryfikacji niezależnym kanałem — telefonicznie, pod numer znany wcześniej, nie ten podany w wiadomości.
Jest to scenariusz wyłudzenia stosowany powszechnie i skuteczny właśnie dlatego, że dokument wygląda poprawnie pod każdym innym względem.
Kontrola musi działać także wtedy, gdy zmiana przychodzi osobną wiadomością, a nie na fakturze. Reguły dla skrzynki z dokumentami opisuje tekst o automatycznej segregacji skrzynki z fakturami.
Dane adresowe
Zmiana adresu czy nazwy jest zjawiskiem zwyczajnym i nie musi wstrzymywać dokumentu. Warto natomiast odnotować rozbieżność, żeby kartoteka nie rozjeżdżała się z rzeczywistością.
Podobnie z formą prawną i danymi rejestrowymi: rozbieżność jest sygnałem do sprawdzenia przy okazji, nie powodem do zatrzymania dostawy.
Co dzieje się po rozpoznaniu
Pewne ustalenie kontrahenta jest warunkiem dwóch kolejnych etapów: porównania dokumentu z zamówieniem, opisanego przy kontroli zgodności faktury z zamówieniem, oraz zapisania dokumentu w archiwum pod właściwym dostawcą — o czym mówi tekst o archiwizacji dokumentów zakupowych a RODO.
