Automatyczny import faktur do Comarch ERP Optima
Deprecated: strtotime(): Passing null to parameter #1 ($datetime) of type string is deprecated in /home/srv107715/domains/ai-architects.pl/public_html/templates/fusion/html/com_content/article/default.php on line 111
Drogi wejścia danych
Optima udostępnia mechanizmy wymiany danych oraz interfejs programistyczny, przez który można zakładać dokumenty. Dostępny jest też import z plików w ustalonym formacie. Wybór drogi zależy od tego, czy dane pochodzą z odczytu dokumentu papierowego, czy z pliku przysłanego przez dostawcę.
Plik od dostawcy bije OCR
Jeżeli dostawca potrafi wysłać fakturę w formacie ustrukturyzowanym, warto z tego skorzystać zamiast odczytywać wydruk. Dane są wtedy pewne, bo nie przechodzą przez rozpoznawanie obrazu. Wielu dostawców hurtowych udostępnia takie pliki na żądanie, choć nie informuje o tym w cenniku.
Magazyn i księgowość to dwie decyzje
Wprowadzenie dokumentu do magazynu i jego zaksięgowanie to osobne czynności. Automatyzacja pierwszej jest prostsza, bo reguły są jednoznaczne. Druga wymaga rozstrzygnięcia, na jakie konta trafiają poszczególne pozycje — temu poświęcony jest osobny tekst o dekretacji.
Typowe przeszkody
- różne jednostki miary u dostawcy i we własnej kartotece,
- opakowania zbiorcze i przeliczniki,
- rabaty liczone od pozycji i od całego dokumentu,
- zaokrąglenia, przez które suma pozycji nie zgadza się z podsumowaniem faktury.
Ostatni punkt bywa mylnie brany za błąd odczytu. Najczęściej jest skutkiem innego sposobu zaokrąglania po stronie dostawcy i wymaga ustalenia, którą wartość traktujemy jako wiążącą.
