Automatyczny import faktur do Comarch ERP Optima
Comarch ERP Optima łączy magazyn z księgowością w jednym systemie, więc faktura zakupowa dotyka od razu dwóch obszarów. Automatyzacja jej wprowadzania daje efekt w obu.
Drogi wejścia danych
Optima udostępnia mechanizmy wymiany danych oraz interfejs programistyczny, przez który można zakładać dokumenty. Dostępny jest też import z plików w ustalonym formacie. Wybór drogi zależy od tego, czy dane pochodzą z odczytu dokumentu papierowego, czy z pliku przysłanego przez dostawcę.
Przy wyborze warto zadać jedno pytanie: czy dokument utworzony tą drogą przechodzi te same kontrole co wpisany ręcznie. Jeżeli nie, prędzej czy później powstaną dokumenty, których program nie rozliczy poprawnie, a przyczyna wyjdzie na jaw dopiero przy zamknięciu okresu.
Plik od dostawcy bije OCR
Jeżeli dostawca potrafi wysłać fakturę w formacie ustrukturyzowanym, warto z tego skorzystać zamiast odczytywać wydruk. Dane są wtedy pewne, bo nie przechodzą przez rozpoznawanie obrazu. Wielu dostawców hurtowych udostępnia takie pliki na żądanie, choć nie informuje o tym w cenniku.
Pytanie o taki plik albo o dostęp do panelu, z którego da się go pobrać, kosztuje jedną wiadomość. Przy stałym dostawcy jedno takie ustalenie usuwa z procesu cały etap odczytu — trwale, dla wszystkich kolejnych dostaw.
Magazyn i księgowość to dwie decyzje
Wprowadzenie dokumentu do magazynu i jego zaksięgowanie to osobne czynności. Automatyzacja pierwszej jest prostsza, bo reguły są jednoznaczne. Druga wymaga rozstrzygnięcia, na jakie konta trafiają poszczególne pozycje — temu poświęcony jest osobny tekst o automatycznej dekretacji księgowej.
Rozdzielenie tych dwóch etapów ma też skutek praktyczny: magazyn może pracować na dokumencie od razu, a księgowość rozliczyć go w swoim rytmie, bez wzajemnego blokowania.
Dopasowanie pozycji
Odczytana nazwa towaru u dostawcy prawie nigdy nie jest identyczna z nazwą w kartotece. To osobny mechanizm, opisany przy dopasowaniu pozycji do kartoteki. I to on, a nie sam import, decyduje, ile dokumentów przejdzie bez udziału człowieka.
Typowe przeszkody
- różne jednostki miary u dostawcy i we własnej kartotece,
- opakowania zbiorcze i przeliczniki,
- rabaty liczone od pozycji i od całego dokumentu,
- zaokrąglenia, przez które suma pozycji nie zgadza się z podsumowaniem faktury.
Ostatni punkt bywa mylnie brany za błąd odczytu. Najczęściej jest skutkiem innego sposobu zaokrąglania po stronie dostawcy i wymaga ustalenia, którą wartość traktujemy jako wiążącą.
Podobnie z rabatem liczonym od całego dokumentu. Żeby cena zakupu w kartotece odpowiadała rzeczywistości, trzeba go rozłożyć na pozycje. Sposób rozłożenia jest decyzją firmy i powinien zostać ustalony raz, a nie rozstrzygany przy każdej fakturze.
Co zmienia e-fakturowanie
Część strumienia dokumentów zmienia postać na ustrukturyzowaną — konsekwencje opisuje tekst o KSeF a automatyzacji obiegu dokumentów. Etap odczytu z takich dokumentów znika, cała reszta procesu zostaje bez zmian.
Kiedy nie warto
Przy kilkunastu fakturach miesięcznie i kilkunastu dostawcach koszt wdrożenia nie zwróci się w rozsądnym czasie. Wtedy więcej daje uporządkowanie samego obiegu: jedna skrzynka na dokumenty, jednolite nazewnictwo plików, ustalony moment wprowadzania i jedna osoba odpowiedzialna. Automatyzacja ma sens tam, gdzie powtarzalność jest realna, a nie tylko deklarowana.
