OCR faktur zakupowych — automatyczne wczytywanie dokumentów
Faktura od dostawcy trafia do firmy jako plik PDF, skan albo kartka. Zanim pojawi się w systemie magazynowym, ktoś musi przepisać dostawcę, numer, daty, pozycje, ilości, ceny i stawki podatku. Przy kilkudziesięciu dokumentach dziennie jest to osobny etat.
Czym jest OCR
OCR (ang. optical character recognition) — rozpoznawanie znaków na obrazie, czyli zamiana pikseli w tekst. Sam OCR daje jednak wyłącznie ciąg liter i cyfr. Do niczego się nie przyda, dopóki nie wiadomo, który ciąg jest numerem faktury, a który numerem konta bankowego.
Dlatego pytanie „czy narzędzie ma OCR" niewiele rozstrzyga. Rozpoznawanie znaków to najtańsza część układanki. Różnice między rozwiązaniami zaczynają się wyżej — przy interpretacji odczytanego tekstu.
Odczyt dokumentu to dwa etapy
Praktyczne rozwiązanie składa się z dwóch warstw. Pierwsza odczytuje tekst i jego położenie na stronie. Druga rozumie, co ten tekst znaczy: gdzie kończy się nagłówek, gdzie zaczyna tabela pozycji, która kolumna zawiera ilość, a która cenę jednostkową.
Ta druga warstwa jest trudniejsza, bo każdy dostawca drukuje faktury inaczej. Rozwiązania oparte wyłącznie na sztywnych szablonach wymagają skonfigurowania osobnego wzorca dla każdego kontrahenta i przestają działać, gdy dostawca zmieni układ wydruku. Konsekwencje wyboru między tymi podejściami opisuje osobny tekst o tym, czym OCR różni się od odczytu strukturalnego.
Co odczytujemy z faktury
- dane kontrahenta — nazwa, NIP, adres,
- numer dokumentu oraz daty wystawienia i sprzedaży,
- pozycje: nazwa towaru, symbol dostawcy, kod kreskowy, ilość, jednostka miary,
- ceny jednostkowe, rabaty, wartości netto i brutto,
- stawki podatku i podsumowania,
- termin i formę płatności, numer rachunku.
Nie każde z tych pól musi trafić do systemu. Im dłuższa lista pól obowiązkowych, tym więcej dokumentów zatrzyma się z powodu jednego brakującego drobiazgu.
Jakie dokumenty da się odczytać dobrze
Najlepiej wypadają pliki PDF wygenerowane przez system dostawcy — tekst jest w nich zapisany wprost, więc rozpoznawanie obrazu w ogóle nie jest potrzebne. Skany wychodzą gorzej, a jakość zależy od rozdzielczości i tego, czy kartka leżała prosto. Zdjęcia z telefonu są najtrudniejsze: cienie, krzywizna papieru i odbicia potrafią zmienić cyfrę.
Postać pliku jest zmienną, na którą zwykle da się wpłynąć, i wpływa mocniej niż wybór narzędzia — szerzej przy fakturach papierowych, skanach i PDF.
Czego OCR nie załatwi sam
Odczytana pozycja to nadal tylko tekst. Żeby dokument trafił do magazynu, trzeba jeszcze powiązać każdą pozycję z kartoteką towarową — a nazwa u dostawcy prawie nigdy nie jest identyczna z nazwą we własnym systemie. To osobne zagadnienie, opisane przy dopasowaniu pozycji do kartoteki.
Druga rzecz, której odczyt nie rozstrzyga, to co ma powstać w systemie: przyjęcie magazynowe, dokument finansowy czy oba naraz. To decyzja procesowa, nie techniczna.
Kiedy to się nie opłaca
Przy kilku fakturach tygodniowo sprawdzenie, czy automat wpisał dokument dobrze, zajmuje tyle samo co wpisanie go ręcznie. Podobnie przy magazynie prowadzonym w rozjechanych kartotekach — dopóki ten sam towar figuruje pod kilkoma indeksami, automat pogłębi bałagan zamiast go rozwiązać. Kolejność jest odwrotna, niż się zwykle zakłada: najpierw porządek w danych, potem odczyt.
Na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu
Warto zacząć od policzenia, ile dokumentów miesięcznie przechodzi przez firmę i ilu dostawców je wystawia. Dziesięciu stałych dostawców z powtarzalnym układem faktury to zupełnie inna sytuacja niż dwustu przypadkowych. Sensowne wdrożenie zakłada też etap kontroli — dokument odczytany automatycznie trafia do akceptacji, a nie od razu do księgowania.
