OCR faktur zakupowych — na czym polega automatyczne wczytywanie dokumentów
Deprecated: strtotime(): Passing null to parameter #1 ($datetime) of type string is deprecated in /home/srv107715/domains/ai-architects.pl/public_html/templates/fusion/html/com_content/article/default.php on line 111
Czym jest OCR
OCR (ang. optical character recognition) — rozpoznawanie znaków na obrazie, czyli zamiana pikseli w tekst. Sam OCR daje jednak wyłącznie ciąg liter i cyfr. Do niczego się nie przyda, dopóki nie wiadomo, który ciąg jest numerem faktury, a który numerem konta bankowego.
Odczyt dokumentu to dwa etapy
Praktyczne rozwiązanie składa się z dwóch warstw. Pierwsza odczytuje tekst i jego położenie na stronie. Druga rozumie, co ten tekst znaczy: gdzie kończy się nagłówek, gdzie zaczyna tabela pozycji, która kolumna zawiera ilość, a która cenę jednostkową.
Ta druga warstwa jest trudniejsza, bo każdy dostawca drukuje faktury inaczej. Rozwiązania oparte wyłącznie na sztywnych szablonach wymagają skonfigurowania osobnego wzorca dla każdego kontrahenta i przestają działać, gdy dostawca zmieni układ wydruku.
Co odczytujemy z faktury
- dane kontrahenta — nazwa, NIP, adres,
- numer dokumentu oraz daty wystawienia i sprzedaży,
- pozycje: nazwa towaru, symbol dostawcy, kod kreskowy, ilość, jednostka miary,
- ceny jednostkowe, rabaty, wartości netto i brutto,
- stawki podatku i podsumowania,
- termin i formę płatności, numer rachunku.
Jakie dokumenty da się odczytać dobrze
Najlepiej wypadają pliki PDF wygenerowane przez system dostawcy — tekst jest w nich zapisany wprost, więc rozpoznawanie obrazu w ogóle nie jest potrzebne. Skany wychodzą gorzej, a jakość zależy od rozdzielczości i tego, czy kartka leżała prosto. Zdjęcia z telefonu są najtrudniejsze: cienie, krzywizna papieru i odbicia potrafią zmienić cyfrę.
Czego OCR nie załatwi sam
Odczytana pozycja to nadal tylko tekst. Żeby dokument trafił do magazynu, trzeba jeszcze powiązać każdą pozycję z kartoteką towarową — a nazwa u dostawcy prawie nigdy nie jest identyczna z nazwą we własnym systemie. To osobne zagadnienie, opisane przy dopasowywaniu pozycji do kartoteki.
Na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu
Warto zacząć od policzenia, ile dokumentów miesięcznie przechodzi przez firmę i ilu dostawców je wystawia. Dziesięciu stałych dostawców z powtarzalnym układem faktury to zupełnie inna sytuacja niż dwustu przypadkowych. Sensowne wdrożenie zakłada też etap kontroli — dokument odczytany automatycznie trafia do akceptacji, a nie od razu do księgowania.
