Archiwizacja dokumentów zakupowych a RODO
Automatyzacja obiegu dokumentów tworzy przy okazji archiwum elektroniczne. Warto zaprojektować je świadomie, bo powstanie i tak — pytanie tylko, czy w sposób uporządkowany.
Dane osobowe w dokumentach zakupowych
Faktura od jednoosobowej działalności zawiera dane osoby fizycznej. To samo dotyczy dokumentów z nazwiskami osób kontaktowych, kierowców czy odbierających towar. Archiwum dokumentów zakupowych jest więc również zbiorem danych osobowych, choć rzadko się je tak traktuje.
Dochodzą do tego dane wpisywane mimochodem: podpis na protokole odbioru, numer telefonu w treści wiadomości, adres prywatny przy dostawie. Nikt ich celowo nie zbiera, ale zostają w plikach.
Kto ma dostęp
Podstawowa zasada to dostęp wynikający z zakresu obowiązków. Magazynier potrzebuje dokumentów dostawy, księgowość faktur, handlowiec warunków zakupu. Wspólny katalog, do którego wchodzą wszyscy, jest wygodny i trudny do obrony przy jakiejkolwiek kontroli.
Warto też zapisywać, kto i kiedy dokument otwierał. Nie chodzi o kontrolowanie pracowników, lecz o możliwość odtworzenia zdarzeń, gdy dokument gdzieś wypłynie.
Osobnym problemem są kopie na dyskach przenośnych i na komputerach pracowników. Każda taka kopia żyje własnym życiem i nie podlega żadnym regułom dostępu.
Okresy przechowywania
Dokumenty księgowe mają ustawowy okres przechowywania. Po jego upływie dalsze trzymanie danych wymaga uzasadnienia — samo „może się przyda" nim nie jest. Automatyzacja ułatwia panowanie nad tym, bo pozwala oznaczyć dokumenty datą i wskazać te, których okres minął.
Wskazanie to jednak nie to samo co usunięcie. Decyzja o usunięciu powinna należeć do człowieka, bo część dokumentów bywa potrzebna dłużej — na przykład przy trwającym sporze z dostawcą.
Kopie zapasowe
Archiwum elektroniczne bez kopii zapasowej jest gorsze od segregatora — segregator nie znika przez awarię dysku. Kopia powinna być testowana odtworzeniem, bo kopia, z której nikt nigdy nie przywracał danych, jest wyłącznie założeniem.
Test warto zrobić na całym katalogu, nie na pojedynczym pliku. Najczęstszy problem to nie brak danych, lecz brak dostępu do nich w rozsądnym czasie.
Trwałe usuwanie
Usunięcie pliku z katalogu nie jest usunięciem danych, jeśli te same dokumenty leżą w kopiach zapasowych i w skrzynce pocztowej. Warto z góry wiedzieć, gdzie dokument jest powielany.
Skrzynka pocztowa jest tu najczęściej pomijanym miejscem, bo dokumenty trafiają do niej pierwsze i zostają na lata. Reguły postępowania z nią opisuje tekst o automatycznej segregacji skrzynki z fakturami.
Gdzie to wpiąć we wdrożenie
Zasady dostępu i przechowywania należą do rozstrzygnięć procesowych, które zapadają przed konfiguracją narzędzi — tak jak w kolejności opisanej przy wdrożeniu obiegu dokumentów krok po kroku. Dokładają się do nich kontrole danych kontrahenta, opisane przy weryfikacji NIP i danych kontrahenta. Wprowadzone później oznaczają porządkowanie archiwum, które już zdążyło urosnąć.
