Archiwizacja dokumentów zakupowych a RODO
Deprecated: strtotime(): Passing null to parameter #1 ($datetime) of type string is deprecated in /home/srv107715/domains/ai-architects.pl/public_html/templates/fusion/html/com_content/article/default.php on line 111
Dane osobowe w dokumentach zakupowych
Faktura od jednoosobowej działalności zawiera dane osoby fizycznej. To samo dotyczy dokumentów z nazwiskami osób kontaktowych, kierowców czy odbierających towar. Archiwum dokumentów zakupowych jest więc również zbiorem danych osobowych, choć rzadko się je tak traktuje.
Kto ma dostęp
Podstawowa zasada to dostęp wynikający z zakresu obowiązków. Magazynier potrzebuje dokumentów dostawy, księgowość faktur, handlowiec warunków zakupu. Wspólny katalog, do którego wchodzą wszyscy, jest wygodny i trudny do obrony przy jakiejkolwiek kontroli.
Okresy przechowywania
Dokumenty księgowe mają ustawowy okres przechowywania. Po jego upływie dalsze trzymanie danych wymaga uzasadnienia — samo „może się przyda" nim nie jest. Automatyzacja ułatwia panowanie nad tym, bo pozwala oznaczyć dokumenty datą i wskazać te, których okres minął.
Kopie zapasowe
Archiwum elektroniczne bez kopii zapasowej jest gorsze od segregatora — segregator nie znika przez awarię dysku. Kopia powinna być testowana odtworzeniem, bo kopia, z której nikt nigdy nie przywracał danych, jest wyłącznie założeniem.
Trwałe usuwanie
Usunięcie pliku z katalogu nie jest usunięciem danych, jeśli te same dokumenty leżą w kopiach zapasowych i w skrzynce pocztowej. Warto z góry wiedzieć, gdzie dokument jest powielany.
