Faktury wielopozycyjne i dokumenty z załącznikami
Faktura na trzy pozycje i faktura na trzysta to z punktu widzenia automatyzacji dwa różne zadania. Przy dokumentach wielostronicowych pojawiają się problemy, których przy krótkich nie widać.
Tabela przechodząca przez strony
Lista pozycji ciągnąca się przez kilka stron bywa przerywana nagłówkami, stopkami i podsumowaniami częściowymi. Mechanizm odczytu musi rozpoznać, że to nadal ta sama tabela, a wiersz „przeniesienie" nie jest pozycją towarową.
Trudność rośnie, gdy pojedyncza pozycja rozdziela się między strony — nazwa na dole jednej, ilość i cena na górze następnej. Rozwiązania oparte na sztywnych szablonach zwykle traktują wtedy każdą stronę osobno i gubią taki wiersz.
Kontrola kompletności
Najprostsze i najskuteczniejsze zabezpieczenie to porównanie sumy odczytanych pozycji z podsumowaniem dokumentu. Jeżeli się nie zgadzają, czegoś brakuje albo coś policzono dwa razy. Dokument powinien wtedy trafić do obejrzenia, a nie do systemu.
Warto sprawdzać dwie rzeczy niezależnie: sumę wartości i liczbę pozycji, jeżeli dokument ją podaje. Pierwsza kontrola przepuszcza pominiętą pozycję o zerowej wartości, druga ją wyłapie.
Podsumowania częściowe
Wiersze podsumowujące na końcu każdej strony bywają odczytywane jako pozycje. Skutek jest podstępny: suma się zgadza, bo podwojone wartości trafiają do sumy razem z oryginałami, a stan magazynowy rośnie o nieistniejący towar.
Sygnałem ostrzegawczym jest pozycja bez kodu, bez jednostki albo o nazwie zawierającej słowa w rodzaju „razem" czy „do przeniesienia". Taki wiersz nigdy nie powinien trafiać do dokumentu magazynowego bez potwierdzenia.
Powtarzające się pozycje
Ten sam towar potrafi wystąpić na fakturze kilka razy — w różnych cenach, z różnych partii albo z osobnym rabatem. To poprawne i nie jest błędem odczytu. Mechanizm nie powinien takich wierszy scalać samodzielnie, bo zmienia to cenę zakupu zapisywaną w kartotece. Sposób dopasowania każdego wiersza osobno opisuje tekst o dopasowaniu pozycji do kartoteki.
Załączniki i specyfikacje
Do faktury bywa dołączona osobna specyfikacja z rozbiciem pozycji. Trzeba rozstrzygnąć, który dokument jest źródłem prawdy — próba łączenia danych z obu kończy się dublowaniem.
Zdarza się też odwrotnie: faktura zawiera jedną pozycję zbiorczą, a szczegóły są wyłącznie w załączniku. Wtedy to załącznik zasila magazyn, a faktura rozlicza wartość, i oba dokumenty muszą zostać powiązane.
Jakość wejścia
Przy dokumentach wielostronicowych rośnie znaczenie postaci pliku. Pominięta strona przy skanowaniu jest tu zjawiskiem zwyczajnym, a przy pliku wygenerowanym przez system dostawcy nie zdarza się w ogóle — szerzej o tym w tekście o OCR faktur zakupowych.
Praktyczna zasada
Przy dokumentach powyżej kilkudziesięciu pozycji warto ustawić obowiązkową akceptację człowieka niezależnie od tego, jak pewny jest odczyt. Koszt jednego spojrzenia jest nieporównanie mniejszy niż koszt szukania rozbieżności w remanencie. Katalog typowych pomyłek zbiera tekst o błędach przy ręcznym wprowadzaniu dokumentów.
