Faktury wielopozycyjne i dokumenty z załącznikami

Tabela przechodząca przez strony

Lista pozycji ciągnąca się przez kilka stron bywa przerywana nagłówkami, stopkami i podsumowaniami częściowymi. Mechanizm odczytu musi rozpoznać, że to nadal ta sama tabela, a wiersz „przeniesienie" nie jest pozycją towarową.

Kontrola kompletności

Najprostsze i najskuteczniejsze zabezpieczenie to porównanie sumy odczytanych pozycji z podsumowaniem dokumentu. Jeżeli się nie zgadzają, czegoś brakuje albo coś policzono dwa razy. Dokument powinien wtedy trafić do obejrzenia, a nie do systemu.

Podsumowania częściowe

Wiersze podsumowujące na końcu każdej strony bywają odczytywane jako pozycje. Skutek jest podstępny: suma się zgadza, bo podwojone wartości trafiają do sumy razem z oryginałami, a stan magazynowy rośnie o nieistniejący towar.

Załączniki i specyfikacje

Do faktury bywa dołączona osobna specyfikacja z rozbiciem pozycji. Trzeba rozstrzygnąć, który dokument jest źródłem prawdy — próba łączenia danych z obu kończy się dublowaniem.

Praktyczna zasada

Przy dokumentach powyżej kilkudziesięciu pozycji warto ustawić obowiązkową akceptację człowieka niezależnie od tego, jak pewny jest odczyt. Koszt jednego spojrzenia jest nieporównanie mniejszy niż koszt szukania rozbieżności w remanencie.