Automatyczny import faktur do Subiekta GT

Którędy dane wchodzą do Subiekta

Subiekt GT udostępnia Sferę — warstwę programistyczną, przez którą można tworzyć dokumenty tak, jakby robił to użytkownik. To istotne, bo dokument założony przez Sferę przechodzi tę samą kontrolę poprawności co wpisany ręcznie: sprawdzane są kartoteki, jednostki miary, stany i uprawnienia.

Alternatywą bywa zapis wprost do bazy SQL. Jest szybszy, ale omija całą logikę programu i potrafi zostawić dokumenty niespójne z resztą danych. Przy dokumentach magazynowych to droga, której lepiej nie wybierać.

Jakie dokumenty powstają

Z faktury dostawcy zwykle tworzy się FZ (faktura zakupu) albo parę PZ (przyjęcie zewnętrzne) i FZ, zależnie od tego, czy towar przyjmowany jest w innym momencie niż rozliczany. Wybór nie jest techniczny, tylko wynika ze sposobu pracy magazynu.

Warunki, które trzeba spełnić wcześniej

• uporządkowana kartoteka towarowa — bez tego nie ma do czego dopasować pozycji,
• zdefiniowani dostawcy z poprawnymi numerami NIP,
• ustalone jednostki miary i przeliczniki opakowań zbiorczych,
• decyzja, co robić z pozycją, której nie da się dopasować.

Pozycja bez dopasowania

To najczęstszy powód, dla którego import zatrzymuje się w połowie. Rozsądne rozwiązanie nie zgaduje: dokument powstaje z pozycjami rozpoznanymi, a nierozpoznane trafiają na listę do decyzji człowieka. Automatyczne zakładanie nowych kartotek przy każdej nieznanej nazwie kończy się magazynem, w którym ten sam towar występuje pod pięcioma indeksami.

Wydajność i praca wielostanowiskowa

Import przez Sferę obciąża serwer bazy tak samo jak praca użytkowników. Przy większych partiach dokumentów warto uruchamiać go poza godzinami szczytu i unikać sytuacji, w której skrypt blokuje kartoteki potrzebne handlowcom.