KSeF a automatyzacja obiegu dokumentów
KSeF zmienia postać, w jakiej faktury krążą między firmami. Dla automatyzacji obiegu dokumentów jest to zmiana korzystna, ale nie zastępuje całego procesu.
Co się upraszcza
KSeF — Krajowy System e-Faktur, centralne miejsce wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Faktura pobrana z takiego systemu ma dane zapisane w ustalonym formacie, więc etap rozpoznawania obrazu znika. To usuwa najbardziej zawodne ogniwo całego łańcucha.
Znika przy okazji kilka drobnych problemów, które kosztują nieproporcjonalnie dużo pracy: nieczytelne skany, dokumenty przysłane dwa razy w różnych postaciach, faktury bez części stron. Dane są jednoznaczne i zawsze kompletne w tym samym zakresie.
Co zostaje bez zmian
Wszystko, co dzieje się po odczycie, pozostaje zadaniem firmy:
- dopasowanie pozycji do własnej kartoteki towarowej,
- rozstrzygnięcie, czy powstaje przyjęcie magazynowe, czy sam dokument finansowy,
- porównanie z zamówieniem,
- dekretacja,
- obieg akceptacji.
Innymi słowy: znika problem odczytu, zostaje problem zrozumienia i wprowadzenia dokumentu do własnych procesów.
Dlaczego nazwa towaru nadal jest problemem
Format ustrukturyzowany porządkuje strukturę dokumentu, nie treść pól. Nazwa towaru wpisana przez dostawcę pozostaje jego nazwą — skróconą, przestawioną, opisaną po swojemu. Dopasowanie do własnej kartoteki wygląda więc tak samo jak przy odczycie ze skanu i wymaga tego samego mechanizmu, opisanego przy dopasowaniu pozycji do kartoteki.
Zyskiem jest natomiast pewność pól, które da się porównywać maszynowo: numer, daty, NIP, kwoty, kod towaru jeżeli dostawca go poda.
Dokumenty spoza systemu
Nie każdy dokument kosztowy przechodzi przez KSeF. Rachunki, dokumenty zagraniczne i część dokumentów szczególnych nadal przyjdą w dotychczasowej postaci, więc mechanizm odczytu pozostaje potrzebny — tyle że dla mniejszego strumienia.
Do tego dochodzą dokumenty, które nigdy nie były fakturami: dokumenty dostawy, protokoły odbioru, specyfikacje. One nie zmieniają postaci wcale. Jak sobie z nimi radzić, opisuje tekst o fakturach papierowych, skanach i PDF.
Warto więc od razu ustalić, jaka część dokumentów kosztowych firmy faktycznie przechodzi przez system centralny. Bywa, że mniejsza, niż się zakłada — i to właśnie reszta wyznacza zakres pracy przy odczycie.
Skutki po stronie księgowości
Pewne dane wejściowe podnoszą skuteczność reguł, ale nie rozstrzygają kwalifikacji kosztu — ta wynika z tego, do czego firma używa zakupionego towaru. Mechanizm opisuje tekst o automatycznej dekretacji księgowej.
Wniosek praktyczny
Wdrożenie automatycznego obiegu warto projektować tak, żeby źródło dokumentu było wymienne. Ten sam proces powinien obsłużyć fakturę z systemu centralnego, plik od dostawcy i skan — różnią się tylko sposobem pozyskania danych, nie tym, co dzieje się dalej.
Praktyczna konsekwencja: nie warto czekać z porządkowaniem kartotek i reguł akceptacji. To właśnie ta część pracy zostaje niezależnie od tego, którędy dokument przyjdzie.
