EAN, symbol dostawcy i nazwa własna przy rozpoznawaniu towaru
Od tego, czym identyfikujemy towar, zależy skuteczność całego importu. Trzy dostępne drogi różnią się pewnością o rzędy wielkości.
Kod EAN
EAN — międzynarodowy kod kreskowy identyfikujący produkt. Gdy jest na fakturze i w kartotece, sprawa jest rozstrzygnięta bez wątpliwości. To jedyny identyfikator naprawdę jednoznaczny.
Ograniczenie: nie każdy towar go ma. Materiały sypkie, usługi, towary konfekcjonowane własnymi siłami i asortyment techniczny często pozostają bez kodu.
Drugie ograniczenie bywa zaskoczeniem — kod opakowania zbiorczego różni się od kodu sztuki. Dopasowanie po nim jest poprawne, ale prowadzi do innej jednostki, więc bez przelicznika stan wyjdzie błędny.
Symbol dostawcy
Oznaczenie, którym posługuje się konkretny dostawca. Jest stabilne w ramach jego oferty, ale nie ma znaczenia poza nią — ten sam symbol u dwóch dostawców może oznaczać co innego. Dlatego zapamiętuje się go zawsze w powiązaniu z kontrahentem, nigdy samodzielnie.
W praktyce to najskuteczniejsza droga przy stałych dostawcach. Po pierwszym potwierdzeniu dopasowania kolejne dostawy rozpoznają się same.
Słabym punktem jest zmiana symbolu po stronie dostawcy — przy zmianie systemu albo aktualizacji katalogu. Wygląda to wtedy jak nowy towar, więc warto mieć pod ręką raport pozycji, które nagle przestały się dopasowywać u znanego kontrahenta.
Nazwa własna
Najmniej pewna. Nazwy skracane, przestawiane i zapisywane różnymi konwencjami wymagają porównywania znaczeniowego, nie znakowego. To droga ostatniej szansy, użyteczna przy dostawcach jednorazowych.
Bywa też jedyną drogą przy towarach bez kodów — wtedy nie ma alternatywy i tym bardziej potrzebny jest próg pewności oraz ścieżka decyzji człowieka.
Praktyczna kolejność
EAN, potem symbol dostawcy zapamiętany z historii, potem nazwa — i próg pewności, poniżej którego pozycja trafia do decyzji człowieka zamiast do dokumentu. Sam mechanizm i sposób ustawiania progu opisuje tekst o dopasowaniu pozycji faktury do kartoteki.
Trzeci identyfikator, o którym się zapomina
Własny indeks wydrukowany na fakturze przez dostawcę jest najpewniejszy ze wszystkich, bo pochodzi z naszej kartoteki. Część dostawców umieszcza go, jeśli się o to poprosi i przekaże listę. Przy stałej współpracy to jedno ustalenie usuwa problem dopasowania w całości.
Co warto zrobić raz
Uzupełnienie kodów EAN w kartotece jest pracą jednorazową, która podnosi skuteczność wszystkich późniejszych importów. Wykonana przed wdrożeniem oszczędza znacznie więcej czasu, niż zajmuje.
Nie trzeba jej robić w całości. Wystarczy zacząć od pozycji kupowanych najczęściej — to krótka lista, która odpowiada za większość wierszy na fakturach. Reszta uzupełni się przy okazji kolejnych dostaw.
Gdzie to leży w kolejności wdrożenia
Uzupełnianie identyfikatorów należy do etapu porządkowania danych, przed konfiguracją jakiegokolwiek automatu — tak jak przy wczytywaniu faktur do Wapro Mag, gdzie kolejność kroków przesądza o wyniku. Pełny plan opisuje tekst o wdrożeniu obiegu dokumentów krok po kroku.
