Dopasowanie pozycji z faktury do kartoteki towarowej

Dlaczego nazwy się nie zgadzają

Dostawca nazywa towar tak, jak wygodnie jego systemowi. Skróty, kolejność cech, jednostki, wielkość liter i znaki interpunkcyjne bywają dowolne. Ta sama pozycja u dwóch dostawców ma dwie różne nazwy, a u jednego dostawcy potrafi zmienić nazwę między dostawami.

Kolejność dopasowywania

Rozsądny mechanizm próbuje kolejno, od najpewniejszego:

1. kod EAN — jeżeli jest, jest rozstrzygający,
2. symbol dostawcy zapamiętany przy poprzednich dostawach,
3. własny symbol lub indeks, jeśli dostawca go drukuje,
4. dopasowanie po nazwie i cechach — dopiero na końcu.

Uczenie się na historii

Najcenniejsze jest to, że raz potwierdzone dopasowanie można zapamiętać. Jeśli człowiek wskaże, że dana nazwa dostawcy odpowiada konkretnej kartotece, kolejna dostawa nie wymaga już decyzji. Po kilku miesiącach udział pozycji wymagających uwagi spada do niewielkiego ogona.

Próg pewności i zasada braku zgadywania

Dopasowanie po nazwie zawsze niesie ryzyko pomyłki. Dlatego mechanizm powinien mieć próg: powyżej — przypisuje, poniżej — pyta. Pozycja przypisana błędnie jest gorsza od pozycji nieprzypisanej, bo nikt jej nie zauważy, dopóki nie rozjedzie się remanent.

Warianty i opakowania

Osobna pułapka to opakowania zbiorcze. Faktura potrafi podawać ilość w kartonach, a kartoteka prowadzić stan w sztukach. Bez przelicznika stan po imporcie będzie zaniżony o rząd wielkości — i to jest błąd, który wychodzi dopiero przy inwentaryzacji.