Dopasowanie pozycji z faktury do kartoteki towarowej
To jest najtrudniejszy fragment całego obiegu dokumentów. Odczytanie faktury bywa proste, natomiast rozstrzygnięcie, że „ŚRUBA M8 OC 50 DIN933" u dostawcy to ten sam towar co „Śruba M8x50 ocynk" we własnym magazynie, wymaga rozumienia treści.
Dlaczego nazwy się nie zgadzają
Dostawca nazywa towar tak, jak wygodnie jego systemowi. Skróty, kolejność cech, jednostki, wielkość liter i znaki interpunkcyjne bywają dowolne. Ta sama pozycja u dwóch dostawców ma dwie różne nazwy, a u jednego dostawcy potrafi zmienić nazwę między dostawami.
Do tego dochodzą literówki, urwane końcówki nazw przyciętych przez szerokość kolumny i dopiski handlowe w rodzaju „promocja" albo „nowa wersja". Porównanie znak po znaku nie ma tu szans — potrzebne jest porównanie znaczeniowe.
Kolejność dopasowywania
Rozsądny mechanizm próbuje kolejno, od najpewniejszego:
- kod EAN — jeżeli jest, jest rozstrzygający,
- symbol dostawcy zapamiętany przy poprzednich dostawach,
- własny symbol lub indeks, jeśli dostawca go drukuje,
- dopasowanie po nazwie i cechach — dopiero na końcu.
Każdy z tych identyfikatorów ma inne ograniczenia i inny zasięg. Opisuje je osobny tekst o kodzie EAN, symbolu dostawcy i nazwie własnej.
Uczenie się na historii
Najcenniejsze jest to, że raz potwierdzone dopasowanie można zapamiętać. Jeśli człowiek wskaże, że dana nazwa dostawcy odpowiada konkretnej kartotece, kolejna dostawa nie wymaga już decyzji. Po kilku miesiącach udział pozycji wymagających uwagi spada do niewielkiego ogona.
Warunek jest jeden: powiązanie musi być zapisane razem z kontrahentem i z oryginalnym zapisem nazwy, nie w postaci ogólnej reguły. Reguła „nazwa zawierająca M8 to śruba M8" wygląda sensownie do pierwszej faktury, na której pojawi się nakrętka M8.
Próg pewności i zasada braku zgadywania
Dopasowanie po nazwie zawsze niesie ryzyko pomyłki. Dlatego mechanizm powinien mieć próg: powyżej — przypisuje, poniżej — pyta. Pozycja przypisana błędnie jest gorsza od pozycji nieprzypisanej, bo nikt jej nie zauważy, dopóki nie rozjedzie się remanent.
Próg warto na starcie ustawić wysoko i obniżać go dopiero wtedy, gdy widać, że odrzucane propozycje były trafne. Odwrotna kolejność — start z luźnymi regułami i zaostrzanie po szkodach — jest znacznie droższa, bo błędne przypisania trzeba potem odszukać w dokumentach już zaksięgowanych.
Warianty i opakowania
Osobna pułapka to opakowania zbiorcze. Faktura potrafi podawać ilość w kartonach, a kartoteka prowadzić stan w sztukach. Bez przelicznika stan po imporcie będzie zaniżony o rząd wielkości — i to jest błąd, który wychodzi dopiero przy inwentaryzacji.
Podobnie działają warianty: ten sam produkt w dwóch gramaturach albo dwóch kolorach ma niemal identyczną nazwę. Różni je jeden człon, który przy skracaniu ginie pierwszy.
Skąd biorą się dane wejściowe
Dopasowanie zaczyna się tam, gdzie kończy się odczyt faktury zakupowej. Jakość odczytu przekłada się wprost na skuteczność dopasowania: urwana nazwa albo pomylona cyfra w symbolu dostawcy zamieniają pozycję pewną w pozycję wątpliwą.
Czym to się różni od błędu człowieka
Człowiek przypisze pozycję do złej kartoteki losowo, przy jednej fakturze. Automat zrobi to samo konsekwentnie, przy każdej dostawie od tego dostawcy — więc szkoda narasta szybciej, ale i naprawa jest jedna dla wszystkich przypadków. Szerzej o tym w tekście o błędach przy ręcznym wprowadzaniu dokumentów.
