Wczytywanie faktur do Wapro Mag bez przepisywania
Wapro Mag obsługuje sprzedaż i magazyn w firmach o bardzo różnej skali. Im większy obrót dokumentami, tym wyraźniej widać koszt ręcznego wprowadzania faktur zakupowych.
Od czego zacząć
Przed jakąkolwiek automatyzacją trzeba obejrzeć kartotekę towarową. Jeżeli ten sam produkt figuruje pod kilkoma indeksami, automat pogłębi bałagan zamiast go rozwiązać — będzie dopisywał stany do przypadkowej z tych kartotek.
Przeglądu nie da się zlecić automatowi, bo wymaga wiedzy, które dwie pozycje są w rzeczywistości tym samym towarem. Za to wykonuje się go raz, a efekt działa na każdy późniejszy import i na każdą inwentaryzację.
Kolejność wdrożenia
- uporządkowanie i deduplikacja kartotek towarowych,
- uzupełnienie kodów EAN i symboli dostawców,
- ustalenie reguł dopasowania pozycji,
- import próbny na kopii bazy,
- porównanie wyniku z dokumentem wprowadzonym ręcznie,
- dopiero wtedy praca na bazie produkcyjnej.
Czym identyfikować towar
Punkt drugi tej listy jest ważniejszy, niż wygląda. Kod kreskowy i symbol dostawcy rozstrzygają dopasowanie bez zgadywania, nazwa własna nie. Różnice między tymi trzema drogami opisuje tekst o EAN, symbolu dostawcy i nazwie własnej, a sam mechanizm wyboru — osobny tekst o dopasowaniu pozycji do kartoteki.
Uzupełnianie kodów warto zacząć od towarów najczęściej kupowanych. Krótka lista pozycji obracanych stale odpowiada za większość wierszy na fakturach, więc efekt widać od pierwszych dostaw.
Import próbny na kopii
Ten krok bywa pomijany, a jest najtańszym zabezpieczeniem, jakie istnieje. Kopia bazy pozwala sprawdzić skutki na prawdziwych danych, nie psując niczego. Porównanie dokumentu utworzonego automatycznie z tym samym dokumentem wprowadzonym ręcznie wyłapuje różnice w jednostkach, rabatach i zaokrągleniach, zanim wejdą do obiegu.
Warto przy tym zapisywać nie tylko różnice, ale i ich przyczyny. Lista przyczyn z jednego miesiąca pokazuje, co poprawić w regułach, a co jest jednorazowym wyjątkiem, którego nie ma sensu obsługiwać automatycznie.
Praca wielostanowiskowa
Import obciąża bazę tak samo jak praca użytkowników i potrafi zablokować kartoteki potrzebne w tej samej chwili komuś na magazynie. Przy większych partiach dokumentów rozsądnie jest uruchamiać go poza godzinami szczytu. Przetwarzanie „na bieżąco" rzadko jest tu do czegokolwiek potrzebne — faktura zakupowa nie musi wejść do systemu w minutę od odebrania.
Co zrobić z historią
Automatyzacja dotyczy dokumentów przychodzących od momentu wdrożenia. Wczytywanie wstecz kilkuletniej historii rzadko ma sens: stany magazynowe są już rozliczone, a ponowne przyjęcie tych samych dostaw je zaburzy.
Jeżeli chodzi o dostęp do starych dokumentów, tańszym rozwiązaniem jest uporządkowane archiwum plików niż wprowadzanie ich do bazy.
Kiedy odpuścić
Jeżeli nikt w firmie nie potrafi powiedzieć, ile naprawdę jest indeksów w kartotece, automatyzacja importu nie jest pierwszym zadaniem. Pierwszym jest porządek. Pełną kolejność opisuje tekst o wdrożeniu obiegu dokumentów krok po kroku — i to ona, a nie wybór narzędzia, przesądza o wyniku.
