Kompletacja i pakowanie — dokumenty i etykiety
Między zamówieniem w systemie a paczką na palecie stoi człowiek z listą. To etap, na którym powstaje najwięcej pomyłek kosztujących zwrot i utratę zaufania.
Dokument kompletacji
Lista uporządkowana według rozmieszczenia towaru w magazynie, a nie według kolejności pozycji na zamówieniu. Ta jedna zmiana skraca drogę i ogranicza pomyłki wynikające z powrotów do tego samego regału.
Warunkiem jest opisany magazyn: regały i miejsca składowania zapisane w kartotece, a nie w pamięci pracowników. Uporządkowanie lokalizacji bywa większą pracą niż samo wdrożenie dokumentu, ale bez niego lista pozostaje przypadkową kolejnością pozycji.
Na dokumencie powinno być widać także to, co odróżnia podobne towary: wariant, rozmiar, jednostkę miary. Najczęstsza pomyłka nie polega na wzięciu zupełnie innego produktu, tylko sąsiedniego wariantu z tej samej półki.
Kontrola przy pakowaniu
Skanowanie kodu każdej pozycji przy wkładaniu do paczki wyłapuje pomyłkę zanim przesyłka wyjdzie. Kosztuje kilka sekund na pozycję i eliminuje najdroższy rodzaj błędu — wysłanie niewłaściwego towaru.
Żeby to działało, każdy towar musi mieć kod możliwy do zeskanowania. Produkty bez kodu producenta wymagają własnych etykiet, a to osobne zadanie do rozstrzygnięcia przed uruchomieniem kontroli. Bez niego pracownik pomija skanowanie przy części asortymentu i mechanizm przestaje cokolwiek gwarantować.
Co wkładamy do paczki
Dokument sprzedaży, ewentualny formularz zwrotu i materiały dodatkowe. Warto, żeby zestaw wynikał z reguły zależnej od kanału sprzedaży i typu klienta, a nie z pamięci pakującego.
Reguła powinna też rozstrzygać przypadki, w których dokument nie jedzie z paczką — bo klient dostaje go elektronicznie albo dlatego, że faktura powstaje w innym momencie niż wydanie. Pakujący nie powinien tego rozstrzygać przy stanowisku.
Zdjęcie zawartości
Przy towarach drogich albo często reklamowanych fotografia zapakowanej przesyłki bywa jedynym dowodem w sporze. Powiązana automatycznie z numerem zamówienia, daje się odszukać w chwili zgłoszenia.
Waga jako kontrola końcowa
Porównanie rzeczywistej wagi paczki z sumą wag pozycji wychwytuje brakującą lub nadmiarową sztukę. Wymaga wagi na stanowisku i uzupełnionych danych w kartotece, ale działa bez udziału uwagi człowieka.
Potrzebna jest tolerancja, bo opakowanie i wypełniacz też ważą. Zbyt wąska zatrzymuje poprawne paczki i szybko przestaje być traktowana poważnie. Te same dane wagowe zasilają generowanie etykiet kurierskich, więc uzupełnia się je raz, a wykorzystuje w dwóch miejscach.
Zestawy i pozycje niestandardowe
Osobnej uwagi wymagają zestawy złożone z kilku towarów. Na dokumencie kompletacji muszą pojawić się składowe z ich miejscami składowania, nawet jeśli klient kupił jedną pozycję. Lista pokazująca sam zestaw wysyła pracownika po coś, czego nie ma na żadnej półce.
Kiedy nie warto tego automatyzować
Przy kilku paczkach dziennie i jednej osobie pakującej skanowanie i kontrola wagi dokładają pracy, nie zdejmując jej. Mechanizmy te zaczynają się zwracać wtedy, gdy pakuje kilka osób, asortyment jest podobny do siebie albo pomyłki zdarzają się na tyle regularnie, że ktoś w firmie potrafi je wskazać z pamięci.
