Adres odbiorcy, dane kontaktowe, waga i wymiary przesyłki, wartość przy przesyłkach za pobraniem, wybrany rodzaj usługi oraz punkt odbioru, jeśli dotyczy. Brak wagi jest najczęstszą przyczyną zatrzymania automatu — wynika z niekompletnej kartoteki towarowej.
Uzupełnienie wagi w kartotece to praca jednorazowa, która odblokowuje cały proces. Przy braku danych część firm stosuje wagę domyślną dla kategorii — rozwiązanie dopuszczalne, o ile ktoś świadomie przyjmuje różnicę w koszcie przesyłki.
Przewoźnicy odrzucają adresy niepełne albo z nieistniejącym kodem pocztowym. Automat powinien wtedy oznaczyć zamówienie i przekazać je do poprawy, a nie ponawiać próbę w nieskończoność.
Po utworzeniu listu przewozowego numer musi trafić z powrotem do zamówienia i do powiadomienia dla klienta. Pominięcie tego kroku sprawia, że automatyzacja kończy się w połowie, a biuro obsługi i tak szuka numerów ręcznie.
Etykiety generowane zbiorczo dla całej kolejki wysyłkowej oszczędzają więcej czasu niż generowanie pojedyncze. Warunkiem jest stabilna kolejność wydruku odpowiadająca kolejności pakowania — inaczej etykiety trzeba dopasowywać do paczek.