Automatyczne generowanie etykiet kurierskich
Etykieta przewozowa powstaje z danych, które są już w systemie. Mimo to w wielu firmach ktoś przepisuje adres do panelu przewoźnika, a potem przepisuje numer przesyłki z powrotem.
Co jest potrzebne do etykiety
Adres odbiorcy, dane kontaktowe, waga i wymiary przesyłki, wartość przy przesyłkach za pobraniem, wybrany rodzaj usługi oraz punkt odbioru, jeśli dotyczy. Brak wagi jest najczęstszą przyczyną zatrzymania automatu — wynika z niekompletnej kartoteki towarowej.
Numer telefonu i adres e-mail odbiorcy bywają traktowane jako pola opcjonalne, a przy większości usług kurierskich decydują o powiadomieniach o doręczeniu. Ich brak nie zatrzyma etykiety, ale przeniesie pytania klienta do biura obsługi.
Waga i wymiary
Uzupełnienie wagi w kartotece to praca jednorazowa, która odblokowuje cały proces. Przy braku danych część firm stosuje wagę domyślną dla kategorii — rozwiązanie dopuszczalne, o ile ktoś świadomie przyjmuje różnicę w koszcie przesyłki.
Przy przesyłkach wielopaczkowych trzeba dodatkowo rozstrzygnąć, jak zamówienie dzieli się na paczki. Reguła oparta na sumie wag nie wystarczy, jeśli towar jest lekki i objętościowy — wtedy o liczbie paczek decyduje gabaryt, a nie kilogramy.
Błędny adres
Przewoźnicy odrzucają adresy niepełne albo z nieistniejącym kodem pocztowym. Automat powinien wtedy oznaczyć zamówienie i przekazać je do poprawy, a nie ponawiać próbę w nieskończoność.
Warto rozróżnić dwa rodzaje odrzuceń. Błąd danych wymaga poprawy przez człowieka. Chwilowa niedostępność systemu przewoźnika wymaga tylko ponowienia. Potraktowane tak samo, oba kończą się kolejką zamówień, której nikt nie przegląda.
Numer przesyłki wraca do zamówienia
Po utworzeniu listu przewozowego numer musi trafić z powrotem do zamówienia i do powiadomienia dla klienta. Pominięcie tego kroku sprawia, że automatyzacja kończy się w połowie, a biuro obsługi i tak szuka numerów ręcznie.
Numer powinien wracać także do kanału sprzedaży, z którego przyszło zamówienie — na platformach jest to warunek prawidłowego zamknięcia transakcji. Sama wiadomość do klienta ma sens tylko wtedy, gdy zawiera numer razem z informacją, czego dotyczy.
Wydruk partiami
Etykiety generowane zbiorczo dla całej kolejki wysyłkowej oszczędzają więcej czasu niż generowanie pojedyncze. Warunkiem jest stabilna kolejność wydruku odpowiadająca kolejności pakowania — inaczej etykiety trzeba dopasowywać do paczek.
Najbezpieczniej powiązać wydruk z momentem zamknięcia paczki, a nie z początkiem kompletacji. Etykieta wydrukowana za wcześnie dotyczy przesyłki, która może się jeszcze zmienić.
Przy wydruku partiami trzeba też przewidzieć anulowanie pojedynczej etykiety z partii. Bez tego niewykorzystane listy przewozowe zostają w systemie przewoźnika i wracają jako rozbieżność w rozliczeniu.
Kiedy to się nie opłaca
Przy kilku przesyłkach dziennie i jednym przewoźniku panel kurierski w zupełności wystarcza. Automat zaczyna się zwracać przy kilkudziesięciu paczkach albo przy kilku przewoźnikach naraz, gdzie ręczny wybór usługi kosztuje więcej uwagi niż samo przepisanie adresu. Przy jednej usłudze i powtarzalnych gabarytach można też świadomie pominąć reguły doboru przewoźnika i zostawić jedną opcję domyślną.
