Rozbudowa systemu magazynowego dotyka procesów, na których firma zarabia. Kolejność kroków ma tu większe znaczenie niż gdzie indziej.
1. Opis potrzeby
Co dokładnie ma się zmienić i po czym poznamy, że zadziałało. Bez tego wybór rozwiązania jest przypadkowy.
Dobry opis mieści się w kilku zdaniach i zawiera sprawdzalny warunek. „Zamówienia ze sklepu mają zamieniać się w dokumenty bez przepisywania, a przypadki wątpliwe mają trafiać do jednej listy” nadaje się do sprawdzenia. „Chcemy usprawnić obsługę zamówień” nie.
2. Przegląd standardu
Sprawdzenie, czy program już tego nie potrafi. Zaskakująco często potrafi, tylko funkcja nazywa się inaczej.
3. Gotowe dodatki
Przy potrzebie typowej niemal zawsze istnieje rozszerzenie. Tańsze i utrzymywane przez kogoś innego.
Przed decyzją warto zajrzeć do ewidencji dodatków już używanych w firmie. Bywa, że potrzebną funkcję ma coś, co jest zainstalowane od dawna i nikt jej nie włączył.
4. Rozwiązanie własne
Przez Sferę, nie przez zapis do bazy. Z uwzględnieniem kosztu licencji i utrzymania.
Koszt utrzymania to nie dodatek do wyceny, tylko jej część. Rozwiązanie własne trzeba sprawdzać po każdej aktualizacji programu i mieć kogoś, kto je poprawi. Jeśli takiej osoby nie ma, gotowy dodatek jest lepszym wyborem nawet przy wyższej cenie zakupu.
5. Próba na kopii
Kopia bazy z rzeczywistymi danymi. Sprawdzenie pełnej ścieżki, nie tylko nowej funkcji.
Pełna ścieżka znaczy: dokument, wydruk, stan magazynowy, rozrachunek, raport. Nowa funkcja może działać poprawnie i jednocześnie psuć coś obok — to właśnie ten etap ma wychwycić.
6. Uruchomienie
Po kopii bezpieczeństwa, poza szczytem, z gotowym sposobem wycofania. Sposób wycofania trzeba opisać zanim się zacznie, bo w trakcie nikt go już nie wymyśli.
7. Kontrola
Zgodność stanów i sum z okresem sprzed wdrożenia. Przez pierwsze dni codziennie.
Warto też pytać zespół wprost. Drobne różnice w zachowaniu programu użytkownicy zauważają szybciej niż jakikolwiek raport, ale sami zgłoszą je dopiero wtedy, gdy zaczną przeszkadzać.
8. Utrzymanie
Wpis do ewidencji dodatków, sprawdzanie przy każdej aktualizacji, wskazana osoba odpowiedzialna.
Każde nowe rozwiązanie coś dokłada do zakresu kopii zapasowej i do listy kontrolnej po aktualizacji. Jeśli te dwie rzeczy nie zostaną uzupełnione w dniu uruchomienia, nie zostaną uzupełnione nigdy.
Ile to trwa
Zależy od tego, ile z powyższej listy jest już zrobione. Gdy potrzeba jest typowa i istnieje gotowe rozwiązanie, wdrożenie zamyka się w kilka dni. Gdy proces trzeba najpierw opisać, uporządkować dane i przygotować środowisko próbne, największą częścią pracy jest przygotowanie, a nie samo uruchomienie. Rozliczenie bywa stawką godzinową albo wyceną za projekt — zależnie od tego, czy zakres da się z góry określić.
Najczęstszy błąd
Wdrożenie bezpośrednio na produkcji, bez kopii i bez próby. Skutki dotykają stanów magazynowych, czyli najtrudniejszego obszaru do odtworzenia.
