Wydruk jest tym, co widzi klient. To zwykle pierwsza rzecz, którą firma chce zmienić po wdrożeniu.
Co da się zmienić
Układ, logo, dodatkowe kolumny, treści stałe, warunki i uwagi. Także pola własne i dane pobrane spoza dokumentu.
Ten ostatni punkt jest najbardziej niedoceniany. Na dokumencie można umieścić informację, której nie ma w jego pozycjach — dane z kartoteki towaru, oznaczenie z pola własnego, uwagę przypisaną do kontrahenta. Dzięki temu odpada dopisywanie tego ręcznie przy każdym wystawieniu.
Wydruki specjalne
- etykiety towarowe i regałowe,
- listy kompletacyjne,
- dokumenty dla konkretnego odbiorcy,
- wersje obcojęzyczne,
- zestawienia dołączane do dostawy.
Największy efekt daje zwykle lista kompletacyjna ułożona w kolejności obchodzenia magazynu, a nie w kolejności pozycji na zamówieniu. Magazynier przechodzi trasę raz zamiast wracać, a dokument wygląda niemal tak samo.
Wymagania formalne
Dokumenty sprzedaży mają obowiązkowe elementy. Zmiana układu nie może ich usunąć — to najczęstszy błąd przy własnych szablonach.
Ryzyko rośnie, gdy szablon powstaje z myślą o estetyce: ktoś usuwa kolumnę, żeby zmieścić się na jednej stronie, i razem z nią znika informacja wymagana przepisami. Dlatego zmieniony wzór dokumentu sprzedaży warto pokazać księgowości, zanim zacznie być używany.
Jak to przebiega
Najpierw wskazanie, co dokładnie ma się zmienić — najlepiej na wydrukowanym egzemplarzu z naniesionymi uwagami. Potem przygotowanie szablonu na kopii środowiska i wydruk kilku rzeczywistych dokumentów: najdłuższego, najkrótszego i takiego z korektą. Dopiero na końcu zamiana szablonu w miejscu, w którym pracują ludzie.
Sprawdzenie na dokumencie z jedną pozycją niczego nie dowodzi. Problemy pojawiają się przy przełamaniu strony, długich nazwach towarów i pozycjach z rabatem.
Aktualizacje
Własne wydruki bywają nadpisywane przy aktualizacji programu. Kopia szablonów przed każdą aktualizacją jest obowiązkowa.
To dotyczy też odtwarzania systemu po awarii. Sama baza nie wystarcza — bez szablonów firma ma dane, ale nie ma czym wystawić dokumentu w przyjętej postaci. Szablony należą do zakresu kopii zapasowej na równi z konfiguracją i ustawieniami rozszerzeń.
Liczba wersji
Kilkanaście podobnych szablonów różniących się drobiazgiem to koszt utrzymania. Jeden szablon z parametrami jest zwykle lepszy.
Mechanizm jest zawsze ten sam: zamiast osobnego wzoru dla każdego odbiorcy, jeden wzór, który zachowuje się różnie w zależności od danych na dokumencie. Zmiana adresu firmy wymaga wtedy jednej poprawki, a nie kilkunastu — z których jedną zawsze się przeoczy.
Ewidencja
Które szablony są używane, przez kogo i po co. Po dwóch latach nikt tego nie pamięta.
Przy okazji spisu zwykle wychodzi, że część wzorów nie była drukowana od dawna. Ich usunięcie jest bezpieczne dopiero po sprawdzeniu, czy nie służą jednej osobie raz na kwartał — a to jedyny sposób, żeby lista wydruków nie rosła w nieskończoność.
