Sfera jest przewidzianym przez producenta sposobem sterowania Subiektem z zewnątrz. To ona odróżnia rozbudowę bezpieczną od grzebania w bazie.
Co umożliwia
Tworzenie dokumentów, odczyt i zapis kartotek, wykonywanie operacji tak, jakby robił je użytkownik. Zachowana zostaje cała logika programu.
To jest sedno mechanizmu. Program sam pilnuje numeracji, powiązań, wyliczeń i kontroli, które normalnie działają przy pracy ręcznej. Program zewnętrzny nie musi ich odtwarzać ani znać — wydaje polecenie i dostaje wynik albo błąd.
Dlaczego to ważne
Zapis bezpośrednio do bazy pomija kontrole i wyliczenia. Dokument utworzony w ten sposób bywa formalnie poprawny i merytorycznie błędny.
Najgorsze w tym jest opóźnienie skutków. Błąd nie ujawnia się przy zapisie, tylko przy inwentaryzacji albo zamknięciu okresu, gdy takich dokumentów jest już w bazie wiele i nie da się ich rozpoznać po niczym szczególnym. Dlatego granica przebiega jasno: bezpośredni dostęp do bazy wyłącznie do odczytu, wszelki zapis przez Sferę.
Typowe zastosowania
- wystawianie dokumentów z zamówień ze sklepu,
- masowa aktualizacja kartotek i cen,
- import dokumentów z plików,
- automatyczne rozliczenia i korekty,
- wymiana danych z systemami zewnętrznymi.
Jak wygląda praca
Program zewnętrzny loguje się do systemu na wskazane konto, wykonuje operacje i zapisuje wynik. Konto ma znaczenie: to jego uprawnienia decydują o tym, co wolno zrobić, i to ono zostaje w zapisie przebiegu. Warto założyć osobne konto dla automatu, żeby dało się odróżnić dokument wystawiony przez człowieka od wystawionego przez mechanizm.
Druga rzecz to obsługa błędu. Operacja może się nie udać — bo brakuje stanu, bo kontrahent jest zablokowany, bo pozycji nie ma w kartotece. Taki przypadek musi trafić do kolejki do decyzji, a nie zostać pominięty w ciszy.
Licencja
Sfera wymaga osobnej licencji. To koszt do uwzględnienia przy wycenie każdego rozwiązania opartego na tym mechanizmie. Warto go policzyć na samym początku, bo zmienia wynik porównania z gotowym dodatkiem — czasem na tyle, że rozwiązanie własne przestaje mieć sens.
Ograniczenia
Nie wszystko, co da się zrobić ręcznie, da się wykonać przez Sferę. Zakres warto sprawdzić przed obietnicą terminu.
Sprawdzenie jest tanie: wybiera się jedną, najbardziej nietypową operację z listy potrzeb i próbuje ją wykonać na kopii danych. Jeśli przejdzie, reszta zwykle też przejdzie. Jeśli nie — lepiej wiedzieć o tym w pierwszym tygodniu niż w ostatnim.
Wydajność
Operacje wykonywane przez Sferę są wolniejsze niż zapis bezpośredni. Przy tysiącach dokumentów trzeba to zaplanować, zwykle jako przetwarzanie nocne.
Przy automatycznym wystawianiu dokumentów z bieżących zamówień wolniejsze działanie nie przeszkadza, bo dokumenty powstają pojedynczo. Przeszkadza przy przetwarzaniu wsadowym — wtedy planuje się je poza godzinami pracy i zostawia możliwość wznowienia od miejsca przerwania.
