Baza systemu magazynowego to zwykle najcenniejszy zbiór danych w firmie. Kopia, której nigdy nie przywrócono, nie jest zabezpieczeniem.
Zakres
Baza danych, konfiguracja, szablony wydruków, dodatki i ich ustawienia, klucze licencyjne. Sama baza nie wystarcza do uruchomienia systemu.
To najczęściej niedoceniany punkt. Firma ma poprawne kopie bazy i po awarii okazuje się, że brakuje własnych szablonów wydruków i ustawień rozszerzeń. Dane są, ale wystawienie dokumentu w przyjętej postaci wymaga odtworzenia pracy sprzed lat.
Częstotliwość
Codziennie, a przy dużym obrocie częściej. Utrata dnia pracy oznacza konieczność odtworzenia dokumentów z papieru.
Pytanie, na które trzeba odpowiedzieć wcześniej, brzmi: ile pracy firma jest w stanie stracić. Odpowiedź wyznacza częstotliwość. Drugie pytanie: jak długo firma może nie pracować w czasie odtwarzania. To wyznacza sposób przechowywania kopii i przygotowanie środowiska zapasowego.
Kopia poza serwerem
Na tym samym dysku chroni tylko przed skasowaniem pliku. Musi wyjść na inne urządzenie i poza lokalizację firmy.
Kopia dostępna z tego samego komputera, na którym działa system, jest podatna na te same zdarzenia co dane źródłowe. Przynajmniej jeden egzemplarz powinien być odłączony albo niedostępny do zapisu z poziomu serwera.
Okres przechowywania
Codzienne przez miesiąc, tygodniowe przez rok, miesięczne dłużej. Uszkodzenie danych bywa zauważone po tygodniach.
Ten układ chroni przed sytuacją, w której błąd wprowadzony dawno temu został skopiowany do wszystkich zachowanych wersji. Bez starszych egzemplarzy zostaje tylko poprawianie danych ręcznie.
Warto sprawdzić, ile miejsca to naprawdę zajmuje, zanim uzna się takie przechowywanie za kosztowne. Zwykle okazuje się tańsze niż jeden dzień odtwarzania dokumentów z papieru.
Próba odtworzenia
Na osobnym środowisku, co najmniej raz na kwartał, z porównaniem liczby dokumentów. To jedyna kontrola, która cokolwiek dowodzi.
Próba powinna obejmować całą drogę: uruchomienie systemu, wystawienie dokumentu, wydruk, sprawdzenie działania rozszerzeń. Odtworzenie samej bazy nie odpowiada na pytanie, czy firma jest w stanie pracować. To samo środowisko przydaje się przy aktualizacjach i przy każdej próbie zmiany, więc jego przygotowanie zwraca się poza samym bezpieczeństwem.
Powiadomienie o niepowodzeniu
Kopia, która przestała się wykonywać trzy miesiące temu i nikt tego nie zauważył, to najczęstszy scenariusz utraty danych.
Powiadomienie powinno przychodzić także wtedy, gdy wszystko się udało. Cisza jest dwuznaczna: może znaczyć, że jest dobrze, albo że mechanizm powiadamiania też przestał działać.
Kto za to odpowiada
Wskazana osoba, nie „informatyk, który się tym zajmował”. Do tego spisane miejsce przechowywania kopii, hasła i kolejność kroków przy odtwarzaniu. Zapis przydaje się dokładnie wtedy, gdy osoba znająca temat jest nieosiągalna — a taki właśnie jest typowy dzień awarii. Ta sama dokumentacja jest częścią każdego wdrożenia rozbudowy, bo każde nowe rozwiązanie coś do zakresu kopii dokłada.
