Przy systemie o dużym rynku rozszerzeń najwięcej oszczędza etap, na którym sprawdza się, czy rozwiązanie już istnieje.
1. Opis potrzeby
Co ma się zmienić, dla kogo i po czym poznamy powodzenie. Konkretnie, nie „usprawnić pracę magazynu".
Dobry opis mieści się na jednej stronie i zawiera liczbę dokumentów albo operacji, których dotyczy. To ta liczba rozstrzyga później, czy rozbudowa ma sens ekonomiczny, czy taniej zostawić pracę ręczną.
2. Konfiguracja przed rozbudową
Atrybuty, wydruki, uprawnienia, słowniki. Znaczna część potrzeb kończy się na tym etapie.
Ten krok jest pomijany najczęściej, bo brzmi mało poważnie wobec zgłoszonego problemu. Tymczasem pełen przegląd dróg rozbudowy systemu zaczyna się właśnie od konfiguracji — najtańszej i nieobciążającej aktualizacji.
3. Przegląd dodatków
Rynek jest duży. Rozwiązanie gotowe z aktywnym wsparciem jest tańsze w utrzymaniu niż własne.
Przy porównywaniu ofert liczy się nie tylko zakres funkcji, ale też tempo wydawania wersji zgodnych z kolejnymi aktualizacjami. Kryteria wyboru opisuje temat rozszerzeń dostępnych na rynku.
4. Próba na kopii
Wersja próbna na danych firmy, z pełną ścieżką procesu.
Ścieżka musi obejmować sytuacje nietypowe: korektę, zwrot, dokument wystawiony wstecz, pozycję nierozpoznaną. Próba na przypadkach wzorcowych zawsze wypada dobrze i nic nie rozstrzyga.
5. Wycena całkowita
Licencje, wdrożenie, abonament, utrzymanie na trzy lata. Nie sama cena zakupu.
Rozliczenie prac wdrożeniowych odbywa się stawką godzinową albo wyceną za projekt, zależnie od zakresu. Przy rozwiązaniach gotowych proste wdrożenia zamykają się w kilka dni — dłużej trwa zwykle uporządkowanie danych po stronie firmy niż samo uruchomienie narzędzia.
6. Uruchomienie
Po kopii bezpieczeństwa, poza zamknięciem okresu, z gotowym sposobem wycofania.
Sposób wycofania trzeba opisać przed startem i wiedzieć, ile zajmuje. Decyzja o powrocie podejmowana w trakcie problemu, bez przygotowanej drogi, zwykle nie zapada wcale — i firma pracuje na rozwiązaniu, które nie działa.
7. Kontrola
Zgodność sum i stanów z okresem sprzed wdrożenia, przez pierwsze dni codziennie.
Wartości porównawcze trzeba wyliczyć wcześniej i zapisać. Porównanie z pamięcią osoby prowadzącej temat nie jest kontrolą.
8. Utrzymanie
Wpis do ewidencji, sprawdzanie zgodności przy każdej aktualizacji, wskazana osoba odpowiedzialna.
Ewidencja jest tu punktem wyjścia dla całej procedury przechodzenia na nowe wersje. Rozwiązanie, którego nie ma na liście, wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy przestaje działać.
Najczęstszy błąd
Zamawianie rozwiązania własnego bez sprawdzenia rynku dodatków. Przy tym systemie to zwykle najdroższa możliwa droga.
Drugi w kolejności to pomijanie etapu opisu potrzeby. Projekt bez ustalonego kryterium powodzenia rozrasta się w trakcie, bo każdy dokłada swoje oczekiwania, i kończy się rozwiązaniem droższym niż zakładano oraz nadal nie takim, o jakie chodziło.
