Dodatek do Subiekta rzadko zmienia sam program. Zwykle działa obok niego, korzystając z jego danych i mechanizmów.
Trzy rodzaje
Dodatki uruchamiane z programu — reagują na dokument albo polecenie użytkownika. Programy działające obok — pracują w tle na tych samych danych. Rozszerzenia wydruków — zmieniają wygląd i zawartość dokumentów.
Podział ma znaczenie przy wyborze. Dodatek uruchamiany ręcznie wymaga, żeby ktoś pamiętał o jego uruchomieniu. Program działający w tle robi swoje sam, ale trzeba go pilnować — jeśli przestanie działać w nocy, rano nikt tego nie zauważy bez powiadomienia.
Co da się osiągnąć
- automatyczne wystawianie dokumentów,
- kontrole przy zapisie,
- własne pola i słowniki,
- wymianę danych z innymi systemami,
- zestawienia poza standardem.
Wspólny mianownik: dodatek zdejmuje z człowieka czynność powtarzalną albo pilnuje reguły, o której da się zapomnieć. Tam, gdzie potrzebna jest ocena sytuacji, dodatek najwyżej przygotuje decyzję.
Czego dodatek nie zrobi
Nie zmieni logiki księgowej ani sposobu wyliczania podatku. Ingerencja w te obszary jest ryzykowna i zwykle niedopuszczalna.
Nie naprawi też procesu, który jest niejasny. Jeśli w firmie nie ma zgody co do tego, kiedy powstaje dokument sprzedaży albo jak liczy się rabat, dodatek tylko utrwali jedną z wersji — i będzie się z nim spierać połowa zespołu.
Co trzeba mieć po swojej stronie
Opis potrzeby zdaniem, które da się sprawdzić: co ma się zmienić i po czym poznamy, że zadziałało. Dostęp do środowiska próbnego, czyli kopii danych, na której można coś zepsuć bez skutków. Osobę, która zna proces i ma czas odpowiadać na pytania. Bez tego trzeciego elementu projekt stoi, niezależnie od tego, kto go robi.
Gotowe czy własne
Przy potrzebie typowej gotowy dodatek jest tańszy i utrzymywany przez producenta. Własne uzasadnia dopiero sposób pracy charakterystyczny dla firmy.
Warto policzyć nie tylko zakup, ale też utrzymanie przez kilka lat. Gotowy dodatek ma za sobą kogoś, kto go poprawia po zmianach w programie. Własne rozwiązanie ma tylko tyle wsparcia, ile firma sobie zapewni. To nie przekreśla rozwiązań własnych — przekreśla robienie ich do potrzeb, które ktoś już obsłużył.
Zgodność z wersją
Dodatek pisany pod jedną wersję potrafi przestać działać po aktualizacji. To trzeba uwzględnić w planie utrzymania, a nie odkrywać w dniu, w którym program sam zaproponuje aktualizację. Najgorszy układ to dodatek, którego autor już się nim nie zajmuje: blokuje wtedy całą resztę.
Ewidencja
Spis dodatków z autorem, wersją i przeznaczeniem. Bez niego każda aktualizacja jest skokiem w ciemno. Do tego warto dopisać, kto w firmie zgłasza problem z danym rozszerzeniem i gdzie leżą jego ustawienia — bo przy odtwarzaniu systemu z kopii to one giną najczęściej.
Ewidencja jest też punktem wyjścia dla każdego kolejnego wdrożenia rozbudowy. Zanim dołoży się szóste rozwiązanie, warto sprawdzić, czy któreś z pięciu już tego nie robi.
