Narzędzie producenta przenosi dane podstawowe. Reszta projektu dotyczy tego, czego ono nie obejmuje.
Co przechodzi
Kartoteki, kontrahenci, dokumenty i rozrachunki w zakresie przewidzianym przez producenta. To solidna podstawa.
Warto sprawdzić ten zakres na początku, a nie zakładać. Od niego zależy, ile pracy zostaje po stronie firmy — a to jest właściwy rozmiar projektu, nie samo uruchomienie narzędzia.
Czego nie przenosi
- danych z pól dodanych przez rozszerzenia,
- konfiguracji dodatków,
- własnych szablonów wydruków,
- ustawień integracji,
- uprawnień w dotychczasowym układzie.
Najczęstszą stratą są pola własne dołożone przez rozszerzenia. Przed migracją robi się ich spis: skąd pochodzą, ile pozycji jest wypełnionych, czy zawartość jest jeszcze używana. Część zwykle okazuje się martwa. Reszta wymaga osobnego eksportu i wczytania po drugiej stronie.
Dodatki na nowo
Przed odtwarzaniem warto sprawdzić, czy nowa linia nie ma danej funkcji w standardzie. Ta weryfikacja bywa większą oszczędnością niż sama migracja.
Mechanizmy rozszerzania są po obu stronach inne, więc rozwiązania nie przenosi się przez skopiowanie — trzeba je zaprojektować od nowa. To zwykle największa pozycja w koszcie przejścia i główny powód, dla którego wybór między liniami rozstrzyga się na liście używanych dodatków, a nie na porównaniu funkcji.
Wydruki
Własne szablony trzeba przygotować ponownie. To dobry moment, żeby zamiast odtwarzać kilkanaście podobnych wzorów, zrobić jeden szablon z parametrami. Przy okazji wychodzi, które wydruki nie były używane od dawna.
Ile historii
Rozstrzygnięcie biznesowe, nie techniczne. Rozrachunki nierozliczone i dokumenty objęte gwarancją przenosimy zawsze, resztę według decyzji.
Przy odpowiedzi trzeba rozdzielić dwie rzeczy: przez ile lat dane muszą być przechowywane, a przez ile widoczne od ręki w nowym systemie. Stary system pozostawiony do wglądu obsługuje tę drugą potrzebę taniej niż przenoszenie wszystkiego.
Praca równoległa
Krótka, z jasnym podziałem: nowe dokumenty w nexo, stary system do wglądu. Bez daty zakończenia trwa miesiącami.
Podział musi być rozłączny. Wystawianie dokumentów po obu stronach „na wszelki wypadek” daje dwa niepełne obrazy sprzedaży i podwaja pracę. Data przełączenia powinna być ustalona wcześniej i przypadać na spokojniejszy okres.
Kontrola po przełączeniu
Liczba kartotek, suma stanów, wartość zapasu, salda rozrachunków. Cztery liczby, które muszą się zgadzać.
Sprawdza się je na tym samym dniu po obu stronach i zapisuje wynik. Różnica wykryta pierwszego dnia jest do wyjaśnienia. Ta sama różnica znaleziona po miesiącu pracy jest już wymieszana z bieżącymi dokumentami i jej rozplątanie kosztuje wielokrotnie więcej.
Kiedy migracja nie ma sensu
Jeśli firma pracuje na kilku stanowiskach, nie odczuwa spowolnienia, a jej rozwiązania działają, przejście jest kosztem bez efektu w codziennej pracy. Sam fakt, że jedna linia jest nowsza, niczego nie zmienia na magazynie. Sensowniej jest wtedy uporządkować to, co jest, i wrócić do tematu, gdy pojawi się realny powód: rosnąca liczba jednoczesnych użytkowników albo potrzeba, której obecna linia nie obsługuje.
