Ceny są obszarem, w którym najłatwiej o kosztowny błąd i najtrudniej o porządek po kilku latach działalności.
Poziomy cen
Detaliczna, hurtowa, specjalna. Przypisane do kontrahenta, żeby handlowiec nie musiał ich pamiętać ani wybierać ręcznie.
Zasada jest jedna: cena ma wynikać z danych, a nie z pamięci osoby wystawiającej dokument. Każde miejsce, w którym trzeba coś sobie przypomnieć, jest miejscem, w którym prędzej czy później padnie zła cena — najczęściej przy zastępstwie albo przy nowym pracowniku.
Rabaty
Na kontrahenta, na grupę towarową, na pozycję. Reguła łączenia musi być jednoznaczna, inaczej ta sama transakcja daje różne ceny.
Jednoznaczna znaczy: spisana i dająca się sprawdzić na przykładzie. Trzeba rozstrzygnąć, czy rabaty się sumują, czy wybierany jest korzystniejszy, i co ma pierwszeństwo, gdy kontrahent ma rabat ogólny, a towar jest w promocji. Ta jedna decyzja usuwa większość sporów z klientami o cenę na dokumencie.
Promocje okresowe
Z datą początku i końca. Promocja bez terminu obowiązuje latami i nikt nie pamięta, dlaczego dany klient ma taką cenę.
Warto raz w roku przejrzeć wszystkie warunki bezterminowe. Zwykle znajduje się kilka, które miały być tymczasowe, a stały się cennikiem — i kilka ustalonych z osobą, która dawno odeszła z firmy klienta.
Cena minimalna
Kontrola przy zapisie dokumentu. Najskuteczniejsze zabezpieczenie przed sprzedażą poniżej kosztu.
Kontrola działa najlepiej, gdy blokuje zapis, a nie tylko ostrzega. Ostrzeżenie, które da się kliknąć, po miesiącu przestaje być czytane. Jeśli sprzedaż poniżej progu ma być czasem możliwa, powinna wymagać zgody innej osoby i zostawiać ślad.
Aktualizacja cenników
Masowa, z pliku od dostawcy, z podglądem zmian przed zapisem. Ręczne poprawianie setek pozycji jest źródłem błędów.
Przy imporcie cennika najważniejszy jest właśnie podgląd: ile pozycji się zmienia i jak bardzo. Pozycja, której cena skacze kilkukrotnie, to prawie zawsze błąd w pliku — przecinek w innym miejscu albo inna jednostka. Wychwycenie tego przed zapisem zajmuje minutę, po zapisie — dzień.
Historia cen
Zapis, kiedy i jak zmieniała się cena zakupu i sprzedaży. Podstawa każdej analizy marży w czasie.
Bez historii nie da się odpowiedzieć na pytanie, czy marża spadła przez wzrost kosztu zakupu, czy przez rabaty udzielane przy sprzedaży. To dwie różne przyczyny wymagające dwóch różnych reakcji, a rozróżnić je można tylko w zestawieniu obejmującym oba szeregi.
Ceny na dokumencie
Klient widzi wynik tych reguł na wydruku. Jeśli rabat ma być pokazany osobno albo cena przed rabatem ma być widoczna, decyduje o tym układ szablonu wydruku, a nie sposób liczenia. Warto to rozstrzygnąć razem z regułami, bo dotyczy tej samej rozmowy z klientem.
