Import oszczędza dni pracy i potrafi w kilka sekund wprowadzić do systemu bałagan, którego usuwanie zajmie tygodnie.
Co najczęściej się importuje
Cenniki od dostawców, kartoteki towarowe, dokumenty zakupu, zamówienia od odbiorców, stany po inwentaryzacji.
Każdy z tych zbiorów ma inne skutki. Błędny cennik da się poprawić kolejnym importem. Błędnie wczytany dokument zakupu zmienia stany i wartość zapasu, a jego wycofanie jest osobną operacją. Dlatego ostrożność skaluje się z tym, co dany plik uruchamia w systemie.
Przygotowanie pliku
Stała struktura, uzgodnione kodowanie znaków, jednoznaczny identyfikator pozycji. Pliki przysyłane w zmiennym układzie wymagają pracy przy każdym imporcie.
Uzgodnienie formatu z dostawcą jest tańsze niż dopisywanie kolejnych wyjątków po swojej stronie. Jeśli dostawca nie chce nic zmieniać, wtedy między plikiem a systemem staje osobny krok przekształcający dane do jednej postaci. Ten krok trzeba utrzymywać, bo dostawca prędzej czy później coś zmieni i nie uprzedzi.
Dopasowanie do kartoteki
Po symbolu, kodzie kreskowym albo indeksie dostawcy. Dopasowanie po nazwie zawodzi niemal zawsze.
Nazwy różnią się skrótem, spacją i kolejnością słów, a przy każdej dostawie potrafią wyglądać inaczej. Jeśli towar nie ma wspólnego identyfikatora, warto zbudować tabelę powiązań: indeks dostawcy do symbolu w systemie, uzupełnianą raz przy pierwszym spotkaniu z pozycją. Pomaga też uporządkowanie kodów kreskowych, bo one bywają jedynym wspólnym punktem odniesienia.
Pozycje nierozpoznane
Odkładane do przeglądu, nie zakładane automatycznie. Automatyczne tworzenie kartotek z importu to najkrótsza droga do tysiąca duplikatów.
Duplikat kartoteki jest kosztowny, bo rozdziela historię towaru na dwie części. Rotacja, stan i marża przestają się zgadzać, a scalanie po fakcie jest pracą ręczną.
Przegląd nierozpoznanych pozycji powinien mieć swojego właściciela i stały termin. Jeśli lista rośnie tydzień po tygodniu, znaczy to, że problem jest po stronie danych źródłowych, a nie samego importu — i tam trzeba go rozwiązać.
Tryb próbny
Podgląd tego, co zostanie zapisane, przed zapisem. Pierwszy import zawsze w tym trybie.
Podgląd ma pokazywać nie tylko liczbę pozycji, ale też ich podział: ile zostanie zaktualizowanych, ile pominiętych, ile trafi do przeglądu. Przy imporcie cennika warto dodatkowo zobaczyć skalę zmiany ceny — pozycja drożejąca kilkukrotnie zwykle oznacza błąd w pliku, a nie decyzję dostawcy.
Powtarzalność
Ten sam plik wczytany dwa razy nie może podwoić danych. Klucz rozpoznający pozycję istniejącą jest warunkiem bezpieczeństwa.
Przy dokumentach dochodzi drugi warunek: zapis powinien iść przez Sferę, żeby program sam nadał numer i wykonał swoje wyliczenia. Import zapisujący dokumenty z pominięciem mechanizmów programu jest szybszy i znacznie trudniejszy do odkręcenia.
Kiedy import nie ma sensu
Przy kilkunastu pozycjach raz na kwartał przygotowanie i utrzymanie importu kosztuje więcej niż wpisanie ich ręcznie. Sens pojawia się przy powtarzalności: ten sam dostawca, ten sam układ pliku, regularna aktualizacja.
