Wystawianie dokumentów jest czynnością powtarzalną i dobrze opisaną regułami. To czyni ją najlepszym kandydatem do automatyzacji w tym systemie.
Typowe źródła
Zamówienia ze sklepu, pliki od odbiorców, zamówienia cykliczne, dokumenty z platform sprzedażowych.
Każde źródło ma inny poziom zaufania. Dane z własnego sklepu są przewidywalne, bo ich układ jest ustalony. Pliki przysyłane przez odbiorców zmieniają się bez uprzedzenia i wymagają sprawdzenia struktury przed przetworzeniem.
Jak to działa
Mechanizm jest zawsze ten sam. Automat pobiera nowe pozycje ze źródła, sprawdza je względem danych w systemie, przygotowuje dokument i próbuje go zapisać. Zapis odbywa się przez Sferę, żeby zadziałały wszystkie kontrole i wyliczenia programu. Wynik — udany albo nie — trafia do zapisu przebiegu.
Po stronie firmy potrzebne są trzy rzeczy: ustalony format źródła, uporządkowana kartoteka i osoba, która rozstrzyga przypadki odrzucone. Bez tej osoby automat zatrzymuje się na pierwszym nietypowym zamówieniu.
Kontrole przed zapisem
- czy towar istnieje i ma stan,
- czy kontrahent jest w kartotece,
- czy cena mieści się w dopuszczalnym zakresie,
- czy nie przekroczono limitu kupieckiego,
- czy dokument nie został już wystawiony.
Dokument roboczy
Bezpieczniejszy niż od razu zatwierdzony. Pozwala sprawdzić wynik przed skutkami magazynowymi i księgowymi.
Przez pierwsze dni warto zostawić ten etap nawet wtedy, gdy docelowo ma go nie być. Człowiek przegląda listę i zatwierdza hurtem. Gdy przez tydzień nie ma poprawek, można etap zdjąć — i wtedy jest to decyzja poparta obserwacją, a nie zaufaniem do wykonawcy.
Numeracja
Musi pochodzić z systemu, nie z zewnątrz. Własna numeracja prowadzi do luk i duplikatów, które trudno potem wyjaśnić.
Dotyczy to również sytuacji, w której automat i ludzie wystawiają dokumenty równolegle. Numer nadaje program w momencie zapisu, a nie mechanizm przygotowujący dane wcześniej.
Przypadki wymagające decyzji
Brak towaru, nietypowy rabat, klient zablokowany. Automat je rozpoznaje i przekazuje człowiekowi, zamiast rozstrzygać.
Do tego dochodzą sytuacje ze styku z zamówieniami i rezerwacjami: pozycja zarezerwowana dla innego odbiorcy, zamówienie realizowane częściowo, towar w drodze. To nie są błędy, tylko przypadki, w których reguła nie wystarcza.
Zapis przebiegu
Co, kiedy i z czego zostało wystawione. Bez tego wyjaśnienie rozbieżności jest niemożliwe.
Zapis powinien pozwalać przejść drogę w obie strony: od dokumentu do zamówienia źródłowego i odwrotnie. To jedyny sposób, żeby po miesiącu odpowiedzieć na pytanie, skąd wzięła się dana pozycja.
Kiedy to się nie opłaca
Przy kilku dokumentach dziennie o zmiennej postaci automat kosztuje więcej, niż daje — bo każdy przypadek i tak wymaga decyzji. Opłacalność zaczyna się tam, gdzie dokumentów jest dużo, a reguła jest stała.
