Zamówienie jest zobowiązaniem, a nie sprzedażą. Systemy, w których ten podział jest niejasny, mają problem ze stanami i terminami.
Rezerwacja
Zamówienie klienta powinno blokować towar. Bez tego ten sam egzemplarz zostaje obiecany dwóm odbiorcom.
Blokada zmienia obraz stanu: pojawia się różnica między tym, co leży na półce, a tym, czym wolno dysponować. Obie liczby muszą być widoczne tam, gdzie ktoś obiecuje termin — inaczej handlowiec sprzedaje towar przypisany już komu innemu i dowiaduje się o tym przy pakowaniu.
Wygasanie rezerwacji
Zamówienie niepotwierdzone albo nieopłacone nie może blokować stanu w nieskończoność. Termin wygaśnięcia jest konieczny.
Termin dobiera się do sposobu płatności i rotacji towaru. Przy przedpłacie liczy się od wystawienia, przy odroczeniu od potwierdzenia. Sam mechanizm powinien działać automatycznie i zostawiać ślad, a nie polegać na tym, że ktoś raz w tygodniu przejrzy listę.
Realizacja częściowa
Wydanie części pozycji z zachowaniem reszty jako niezrealizowanej. Podstawowy mechanizm przy brakach.
Wymaga rozstrzygnięcia kilku rzeczy z góry: czy klient dopłaca za drugą wysyłkę, czy reszta czeka na komplet, i kto o tym decyduje. Bez tych ustaleń każda niepełna dostawa staje się osobną rozmową.
Powiązanie z zamówieniem do dostawcy
Zamówienie klienta pociągające zamówienie zakupu. Pozwala odpowiedzieć na pytanie o termin bez sprawdzania w trzech miejscach.
To powiązanie daje też coś więcej: gdy dostawa przychodzi, od razu wiadomo, komu przypisać towar. Bez niego przyjęty towar trafia do wspólnej puli i pierwsza osoba, która go zauważy, sprzeda go komu innemu.
Zamówienia z wielu źródeł
Gdy zamówienia wpływają ze sklepu albo platformy wielokanałowej, dochodzi pytanie o moment powstania rezerwacji. Rezerwowanie przy każdym niepotwierdzonym koszyku blokuje zapas bez powodu. Rezerwowanie dopiero przy wystawieniu dokumentu jest z kolei za późno przy szybkiej rotacji.
Wskazanie magazynu
Przy kilku magazynach rezerwacja musi wskazywać miejsce. Zamówienie zarezerwowane „gdziekolwiek” wygląda na obsłużone, a przy kompletacji okazuje się, że towar leży tam, skąd akurat nie wysyłamy.
Kontrola terminów
Zestawienie zamówień przeterminowanych i zagrożonych. Jedno z najbardziej użytecznych zestawień w całym systemie.
Warto, żeby trafiało do wskazanej osoby samo, o stałej porze. Raport, po który trzeba sięgnąć, jest otwierany wtedy, gdy problem już wybuchł. Przydatny jest też podział na to, co jest zagrożone z winy dostawcy, i to, co czeka na decyzję po naszej stronie — reakcja jest w obu przypadkach inna.
Zamknięcie
Zamówienia zrealizowane częściowo i porzucone muszą dać się zamknąć. Inaczej po roku lista niezrealizowanych jest nieczytelna.
Zamknięcie powinno mieć powód zapisany przy dokumencie — rezygnacja klienta, brak dostępności, pomyłka. Bez tego nie da się później sprawdzić, ile sprzedaży przepadło z braku towaru, a to jedna z ważniejszych liczb przy planowaniu zakupów.
