Dokumenty przewozowe są zwykle najgorszej jakości ze wszystkich: kopie kopii, zamazane pieczątki, odręczne dopiski.
Co odczytujemy
Numer przesyłki, dane odbiorcy, liczbę paczek, wagę, datę doręczenia i podpis odbioru. Do tego uwagi wpisane odręcznie.
Nie wszystkie te pola są tak samo potrzebne. Zwykle liczą się trzy: numer pozwalający powiązać dokument z zamówieniem, data doręczenia i informacja o stanie towaru. Reszta bywa dopisana do listy tylko dlatego, że była na dokumencie.
Dopiski odręczne
Najważniejsza część takich dokumentów i najtrudniejsza do odczytu. „Paczka uszkodzona" napisane długopisem rozstrzyga o odpowiedzialności za szkodę.
Pismo odręczne jest miejscem, w którym skuteczność spada najbardziej. Rozsądne podejście nie polega na próbie odczytania dopisku, tylko na wykryciu, że w ogóle jest. Dokument z adnotacją trafia wtedy do człowieka, zamiast do automatycznego zatwierdzenia. Wykrycie obecności jest znacznie pewniejsze niż odczytanie treści — ta sama zasada dotyczy podpisów i pieczęci.
Powiązanie z zamówieniem
Po numerze przesyłki albo numerze dokumentu dostawy. Bez tego odczyt daje dane, których nie ma do czego przypiąć. Numer bywa zapisany z myślnikami albo bez, z przedrostkiem przewoźnika albo bez niego. Reguła porządkowania takich numerów jest częścią wdrożenia, nie drobiazgiem technicznym.
Potwierdzenia odbioru
Przy rozliczaniu reklamacji transportowych liczy się data i stan przy odbiorze. Uporządkowany zbiór tych danych skraca każdą taką sprawę. Warunkiem jest to, żeby dokument dało się odnaleźć po numerze przesyłki, a nie po dacie skanowania i nazwie pliku.
Kontrola ilości
Porównanie liczby paczek i wagi z dokumentem wydania. Rozbieżność zauważona przy przyjęciu jest do wyjaśnienia; zauważona po miesiącu — zwykle nie.
Kontrola działa tylko wtedy, gdy wynik odczytu pojawia się w momencie przyjęcia towaru, a nie po zamknięciu miesiąca. To decyduje o tym, gdzie w procesie umieścić skanowanie: przy rampie, a nie w biurze przy okazji porządkowania segregatorów.
Kiedy odczyt zawiedzie
Przy tej grupie dokumentów udział przypadków wymagających człowieka jest wyraźnie wyższy niż przy fakturach. To nie wada wdrożenia, tylko właściwość materiału. Ręczna kolejka musi więc być normalnym elementem procesu, a nie objawem awarii.
Dokument, którego nie udało się przypisać do zamówienia, ma czekać z widocznym powodem: numer nieczytelny, numer nieznany, brak daty. Powód zapisany przy dokumencie skraca wyjaśnianie i pokazuje, co poprawić u źródła. Sposób przekazywania takich wyników opisuje tekst o wyodrębnianiu danych do systemu.
Format elektroniczny
Przewoźnicy udostępniają dane przez interfejs programistyczny. To zawsze lepsza droga niż odczyt skanu — warto sprawdzić ją najpierw. Status doręczenia, data i numer przesyłki są tam podane wprost i nie wymagają żadnej kontroli poprawności. Odczyt skanu zostaje wtedy dla tego, czego w interfejsie nie ma: adnotacji o stanie towaru i podpisu odbiorcy.
