Poczta jest nadal głównym kanałem korespondencji firmowej i najczęstszą drogą ataku. Oba fakty warto brać pod uwagę razem.
Adresy w domenie firmy
Podstawa wiarygodności i warunek kontroli nad korespondencją. Adresy w domenach darmowych są odbierane jako sygnał ostrzegawczy.
Kontrola oznacza coś konkretnego. Firma może założyć i zamknąć adres, przekierować go, sięgnąć do zawartości skrzynki po odejściu pracownika. Przy adresie na darmowym koncie nie może nic, bo hasło zna wyłącznie osoba, która je założyła. Samą domenę warto zarejestrować na firmę, nie na pracownika ani na agencję, która robiła stronę.
Skrzynki wspólne
Dla obszarów, nie osób: sprzedaż, biuro, serwis. Korespondencja przestaje wtedy ginąć razem z urlopem jednej osoby.
Skrzynka obszarowa ma jeszcze jedną zaletę. Klient pisze na stały adres niezależnie od tego, kto akurat prowadzi sprawę, więc zmiana osoby nie wymaga informowania kontrahentów. Warto od razu ustalić, kto ma dostęp i kto odpowiada za to, że wiadomość nie zostanie bez odpowiedzi. Skrzynka wspólna bez wskazanego opiekuna zapełnia się szybciej, niż ktokolwiek ją czyta.
Aliasy
Dodatkowe adresy prowadzące do istniejącej skrzynki. Tańsze niż osobne konta i wystarczające w większości przypadków.
Alias sprawdza się przy adresach pomocniczych: na faktury, na zamówienia, na kontakt z ulotki. Nie nadaje się tam, gdzie potrzebna jest osobna skrzynka z własnym archiwum i własnymi uprawnieniami. To rozróżnienie ma bezpośredni wpływ na koszty licencji.
Zabezpieczenia nadawcy
Mechanizmy potwierdzające, że wiadomość faktycznie wyszła z domeny firmy. Ich brak sprawia, że korespondencja trafia do niechcianych i że łatwo podszyć się pod firmę.
Ustawia się je we wpisach domeny, raz. Problem pojawia się później: gdy firma zaczyna wysyłać pocztę także z systemu handlowego, z newslettera albo ze sklepu. Każde takie źródło trzeba dopisać, inaczej jego wiadomości będą odrzucane. To jeden z punktów, o którym najłatwiej zapomnieć przy migracji poczty.
Reguły porządkujące
Automatyczne kierowanie wiadomości do katalogów według nadawcy albo tematu. Kilka reguł zdejmuje z dnia mechaniczne przeglądanie skrzynki, a im więcej poczty przychodzi z systemów, tym większa różnica.
Dobrze działają na potwierdzeniach przelewów, powiadomieniach z programów i korespondencji seryjnej. Gorzej na wiadomościach od ludzi. Reguła, która chowa pocztę od klienta do katalogu, do którego nikt nie zagląda, jest gorsza niż jej brak.
Archiwum
Korespondencja firmowa bywa potrzebna po latach. Zasady przechowywania warto ustalić świadomie, a nie zostawiać domyślnym.
Do ustalenia są dwie rzeczy: co i jak długo przechowujemy oraz czy potrafimy to odtworzyć. Skrzynka u dostawcy nie jest kopią zapasową, o czym warto pamiętać, czytając o kopiach zapasowych danych w chmurze.
Czego poczta nie udźwignie
Skrzynka nie jest systemem zgłoszeń. Jeżeli sprawa musi mieć status, osobę odpowiedzialną i termin, wątek w poczcie przestaje wystarczać przy pierwszym zastępstwie. Poczta jest kanałem korespondencji, nie ewidencją spraw.
