Ustalanie terminu spotkania przez wymianę wiadomości zajmuje więcej czasu niż samo spotkanie. Kalendarz to usuwa.
Widoczność dostępności
Zajętość widoczna dla zespołu, bez szczegółów spotkań. Wystarcza do planowania i nie narusza prywatności.
To ustawienie warto sprawdzić na starcie, bo domyślne bywa różne. Zespół powinien widzieć, że termin jest zajęty, ale nie musi widzieć z kim ani w jakiej sprawie. Kalendarz, w którym część osób nie udostępnia niczego, nie pomaga w planowaniu. Wracają wtedy wiadomości z pytaniem o wolny termin, czyli dokładnie to, co miało zniknąć.
Zasoby wspólne
Sale, samochody, sprzęt jako osobne kalendarze. Rezerwacja zamiast ustaleń ustnych kończy spory o dostępność.
Zasób zakłada się jak dodatkowy kalendarz i dołącza do spotkania razem z uczestnikami. System pilnuje wtedy, żeby dwa spotkania nie zajęły tej samej sali. Warto ustalić, kto może rezerwować i czy rezerwacja wymaga potwierdzenia. Przy jednym samochodzie na firmę to bywa istotne.
Rezerwacja przez klientów
Odnośnik z wolnymi terminami zamiast uzgadniania. Szczególnie użyteczne przy usługach umawianych indywidualnie.
Klient widzi wyłącznie wolne okna, wybiera jedno i dostaje potwierdzenie. Po stronie firmy trzeba zadbać o zakres godzin, minimalne wyprzedzenie i przerwy między wizytami, inaczej kalendarz zapełni się terminami nie do obsłużenia. Jeżeli spotkanie ma być zdalne, warto powiązać rezerwację ze spotkaniami online, żeby odnośnik do rozmowy powstawał sam.
Spotkania cykliczne
Warto przeglądać co pół roku. Znaczna część spotkań powtarzalnych trwa siłą rozpędu.
Pytanie kontrolne jest jedno: co się stanie, jeżeli tego spotkania nie będzie. Jeżeli odpowiedź brzmi „nic”, spotkanie można zamienić na krótką notatkę w komunikatorze zespołowym. Cykl bez ustalonego terminu końcowego przeżywa zwykle powód, dla którego powstał.
Bufory
Przerwy między spotkaniami. Kalendarz wypełniony bez luk rozjeżdża się w pierwszej godzinie dnia.
Bufor da się ustawić domyślnie, tak żeby kolejne spotkanie nie zaczynało się w chwili zakończenia poprzedniego. Przy wizytach u klienta trzeba jeszcze doliczyć dojazd, bo kalendarz go nie widzi.
Nieobecności
Urlopy widoczne w kalendarzu zespołu. Najprostszy sposób uniknięcia planowania pracy na czyjąś nieobecność.
Wpis powinien obejmować cały dzień i blokować zapraszanie, a do tego warto dołożyć automatyczną odpowiedź w poczcie ze wskazaniem osoby zastępującej. Zgłaszanie urlopu do kalendarza to element, który dobrze umieścić na liście przy wdrażaniu nowych pracowników.
Czego kalendarz nie zastąpi
Kalendarz pokazuje, kiedy ktoś jest zajęty, ale nie mówi, ile pracy ma przed sobą. Do planowania obciążenia potrzebna jest lista zadań z terminami, nie siatka spotkań. Firmy, które próbują prowadzić projekty w kalendarzu, kończą z terminami przesuwanymi ręcznie i bez wiedzy, co z tego wynika.
