Rozpowszechnione przekonanie, że dane w chmurze są automatycznie zabezpieczone, jest nieprawdziwe i kosztowne.
Co chroni dostawca
Awarię swojej infrastruktury. Nie chroni przed skasowaniem pliku przez pracownika ani przed zaszyfrowaniem danych przez złośliwe oprogramowanie.
Podział odpowiedzialności jest opisany w warunkach usługi i warto go przeczytać przed, a nie po zdarzeniu. Dostawca odpowiada za dostępność usługi. Za treść danych i za skutki działań użytkowników odpowiada firma. Przejęte konto może usunąć zawartość skrzynki i dysku całkowicie zgodnie z regulaminem.
Kosz i historia wersji
Działają przez ograniczony czas, po którym pliki są usuwane nieodwracalnie. Warto sprawdzić, jaki okres obowiązuje w używanym środowisku, i nie zakładać, że jest dłuższy, niż jest.
Drugi problem to sposób, w jaki wychodzi się na jaw. Skasowanie pliku rzadko zauważa się od razu. Zwykle dzieje się to wtedy, gdy dokument jest potrzebny, czyli po czasie. Wtedy kosz jest już pusty.
Odejście pracownika
Usunięcie konta może usunąć jego dane. Zabezpieczenie zawartości przed likwidacją konta jest częścią procedury odejścia.
Dotyczy to skrzynki, dysku osobistego i plików, których pracownik był właścicielem, nawet jeśli leżą w katalogach zespołu. Kolejność działań opisuje tekst o odejściu pracownika. Trzymanie dokumentów na dyskach wspólnych ogranicza ten problem u źródła.
Niezależna kopia
Narzędzia kopiujące pocztę i dyski poza środowisko dostawcy. Koszt niewielki wobec wartości korespondencji firmowej.
Sens polega na tym, że kopia leży poza kontem, które może zostać przejęte, i poza środowiskiem, w którym może dojść do błędu. Przy wyborze narzędzia warto sprawdzić trzy rzeczy: jak często wykonuje kopię, jak długo trzyma poprzednie wersje i czy da się odtworzyć pojedynczą wiadomość, a nie tylko całą skrzynkę.
Zakres
Poczta, dyski wspólne i osobiste, kalendarze, kontakty. Sama poczta to nie wszystko.
Warto uwzględnić też skrzynki wspólne, które bywają pomijane, bo nie należą do żadnej osoby. Więcej o ich roli w tekście o poczcie firmowej. Osobno trzeba pomyśleć o danych w narzędziach spoza pakietu, bo one mają własne zasady.
Próba odtworzenia
Raz na jakiś czas. Kopia bez sprawdzonego odtworzenia jest założeniem.
Próba nie musi być duża. Wystarczy odtworzyć jeden katalog i jedną skrzynkę, sprawdzić, czy struktura katalogów i załączniki są na miejscu, i zmierzyć, ile to trwało. Ten ostatni punkt bywa najbardziej pouczający, bo odtworzenie dużej skrzynki potrafi zająć znacznie więcej czasu, niż ktokolwiek zakładał.
Kiedy to nadmiar
Przy jednym koncie i korespondencji, która nie ma wartości po zamknięciu sprawy, osobne narzędzie do kopii bywa wydatkiem bez uzasadnienia. Wtedy wystarczy świadome ustawienie zasad przechowywania i okresowy eksport najważniejszych katalogów. Decyduje odpowiedź na pytanie, co się stanie z firmą, jeśli korespondencja i dokumenty znikną w jeden dzień.
