Migracja poczty jest operacją, przy której każda utracona wiadomość jest widoczna natychmiast. Wymaga planu i próby.
Co przenosimy
Wiadomości ze strukturą katalogów, kontakty, kalendarze, reguły, listy adresowe. Sama korespondencja to nie wszystko.
Przed startem trzeba wiedzieć, ile tego jest i skąd pochodzi. Inaczej wygląda przeniesienie z jednej usługi chmurowej do drugiej, inaczej z serwera pocztowego u dostawcy hostingu, a jeszcze inaczej odzyskiwanie poczty z plików archiwalnych na komputerach pracowników. Ten ostatni przypadek bywa najbardziej pracochłonny i najczęściej wychodzi na jaw dopiero w trakcie.
Kolejność
Migracja zawartości przy działającej starej poczcie, przełączenie wpisu w domenie na końcu. Odwrotna kolejność gubi wiadomości z okresu przenoszenia.
Praktycznie wygląda to tak: konta zakładane w nowym środowisku, zawartość kopiowana w tle, próba na kilku skrzynkach, dopiero potem przełączenie. Po przełączeniu wykonuje się jeszcze jedno dogranie różnicowe, żeby zabrać to, co przyszło w międzyczasie.
Wpis w domenie
Zmiana nie działa natychmiast. Serwery na całym świecie trzymają poprzednią odpowiedź do wygaśnięcia jej ważności, więc przez pewien czas poczta trafia do obu środowisk i obie muszą działać.
Da się to skrócić: czas ważności wpisu warto obniżyć z wyprzedzeniem, jeszcze przed migracją. Termin przełączenia najlepiej wybrać na okres najmniejszego ruchu w korespondencji.
Skrzynki wspólne
Wymagają osobnego przeniesienia i osobnego nadania uprawnień. Najczęściej pomijane w planie.
To samo dotyczy aliasów, list adresowych i kont technicznych, z których wysyłają powiadomienia systemy firmowe. Warto zrobić ich spis przed migracją, bo po przełączeniu wychodzą pojedynczo, w najgorszych momentach. Szerzej o ich roli w tekście o poczcie firmowej.
Podpisy i reguły
Nie przenoszą się automatycznie. Odtworzenie ich to praca, którą warto ująć w harmonogramie.
To samo dotyczy konfiguracji programów pocztowych na komputerach i telefonach. Każdy pracownik musi przelogować się w swoim programie, a część zrobi to dopiero wtedy, gdy przestanie dostawać pocztę. Warto przygotować krótką instrukcję z obrazkami i wysłać ją zawczasu.
Kontrola po przełączeniu
Wysłanie i odebranie wiadomości z każdego konta, sprawdzenie zabezpieczeń nadawcy. Przez pierwsze dni codziennie.
Do listy kontrolnej warto dopisać wysyłkę z systemu handlowego i ze sklepu, bo to najczęstsze źródło wiadomości odrzucanych po zmianie. Starego środowiska nie wyłącza się od razu — zostaje jako zabezpieczenie, dopóki nie ma pewności, że wszystko przeszło.
Kiedy odpuścić
Przenoszenie kompletnej historii korespondencji nie zawsze ma sens. Czasem taniej jest przenieść ostatni okres, a resztę zostawić w archiwum do odczytu. Migracji nie warto też robić w szczycie sezonu ani równolegle z wymianą systemu firmowego. Bezpieczniej wpisać ją jako osobny etap wdrożenia pakietu i wykonać przed przenoszeniem dysków i plików.
