Pliki firmowe na dysku osobistym pracownika znikają razem z nim. To najczęstszy i najłatwiejszy do usunięcia problem.
Dysk wspólny, nie osobisty
Dokumenty firmowe należą do zespołu, nie do osoby. Dysk wspólny przetrwa odejście pracownika bez żadnego działania.
Różnica polega na tym, kto jest właścicielem pliku. Na dysku osobistym właścicielem jest konto pracownika, więc likwidacja konta pociąga za sobą zawartość. Na dysku wspólnym właścicielem jest zespół, a konta są jedynie dopuszczone do dostępu. Dlatego przeniesienie dokumentów na dyski wspólne upraszcza całą procedurę odejścia pracownika.
Struktura
Płytka, według obszarów pracy, nie według osób ani lat. Głęboka hierarchia sprawia, że nikt nie wie, gdzie zapisać nowy plik.
Katalog nazwany imieniem pracownika staje się jego prywatnym dyskiem w przebraniu. Katalog nazwany rokiem wymusza szukanie po dacie, której nikt nie pamięta. Sprawdza się podział według tego, co firma robi: sprzedaż, zakupy, kadry, projekty, dokumentacja. Test jest prosty. Nowa osoba powinna trafić we właściwe miejsce bez pytania kogokolwiek.
Nazewnictwo
Ustalone dla dokumentów powtarzalnych: data, typ, kontrahent. Dowolne nazwy czynią wyszukiwanie jedyną drogą dotarcia do pliku.
Wystarczy jeden wzór dla każdego rodzaju dokumentu i data zapisywana od roku, żeby pliki układały się chronologicznie same. Zasadę warto zapisać w tym samym katalogu, którego dotyczy. Reguła, o której wie tylko osoba, która ją wymyśliła, przestaje działać przy pierwszym zastępstwie.
Udostępnianie na zewnątrz
Odnośnik z terminem ważności zamiast dostępu bezterminowego. Odnośnik nadany przy jednym projekcie działa latami.
Ustawienia domyślne bywają zbyt hojne. Warto sprawdzić, czy nowy odnośnik jest publiczny, czy imienny, i czy osoba z zewnątrz dostaje prawo edycji wtedy, gdy potrzebuje wyłącznie odczytu. Szerzej o tym w tekście o uprawnieniach i udostępnianiu na zewnątrz.
Przegląd udostępnień
Raz na jakiś czas: co jest udostępnione na zewnątrz i czy nadal powinno być.
Przegląd robi się z poziomu panelu administracyjnego, nie przez klikanie w pojedyncze pliki. Wynikiem jest lista zasobów widocznych poza firmą wraz z odbiorcami. Zamknięcie zbędnych dostępów to zwykle kilka decyzji, nie projekt.
Porządkowanie
Pliki nieotwierane od lat do archiwum. Dysk rosnący bez końca podnosi koszty i utrudnia wyszukiwanie.
Najwięcej miejsca zajmują zwykle materiały zdjęciowe, nagrania i kopie kopii. Przed usunięciem czegokolwiek trzeba sprawdzić, czy dokument nie podlega obowiązkowi przechowywania. Archiwum to osobny, mniej dostępny katalog, a nie kosz.
Czego dysk nie załatwi
Dysk przechowuje pliki, ale nie wie, co jest w środku. Jeżeli firma szuka dokumentów po treści, po kontrahencie albo po numerze, potrzebuje wyszukiwania po zawartości albo ewidencji w systemie. Struktura katalogów tego nie zastąpi, choćby była wzorowa. Sam dysk nie rozwiązuje też problemu wersji. Robi to dopiero praca na wspólnych dokumentach.
