Firma po kilku latach płaci zwykle za kilka kont, których nikt nie używa, i za funkcje, o których nie wie.
Rodzaje licencji
Różnią się zakresem, pojemnością dysku i narzędziami dodatkowymi. Nie każde stanowisko potrzebuje najwyższego wariantu.
Warto rozumieć samą zasadę naliczania, bo z niej wynika rachunek. Płaci się za konto, a nie za firmę, więc koszt rośnie liniowo z liczbą osób. Do tego dochodzą pozycje naliczane osobno: dodatkowa pojemność, narzędzia spoza pakietu podstawowego, moduły dokupowane pojedynczym osobom. Rachunek rośnie najczęściej nie przez podwyżkę, tylko przez dokładanie.
Dopasowanie do stanowiska
Pracownik magazynu korzystający wyłącznie z poczty nie potrzebuje pełnego pakietu. To zwykle największa pojedyncza oszczędność.
Punktem wyjścia jest lista stanowisk i odpowiedź na pytanie, czego każde z nich naprawdę używa. Zwykle wychodzą trzy grupy: osoby pracujące na dokumentach przez cały dzień, osoby, którym wystarczy poczta i kalendarz, oraz stanowiska korzystające wyłącznie z systemu firmowego. Ten podział przekłada się wprost na rachunek.
Konta nieużywane
Po odejściach, po projektach, konta techniczne. Przegląd zwykle ujawnia konta, za które firma płaci, choć nikt z nich nie korzysta.
Panel administracyjny pokazuje datę ostatniego logowania i to jest najszybszy sposób znalezienia takich pozycji. Uwaga na konta celowo nieużywane: skrzynki obszarowe i konta techniczne obsługujące przepływy. Ich nie należy kasować, tylko opisać w spisie, żeby przy kolejnym przeglądzie nie budziły wątpliwości.
Konta wspólne
Skrzynki obszarowe bywają dostępne bez osobnej licencji. Zakładanie ich jako pełnych kont jest zbędnym kosztem.
Warunki różnią się między środowiskami i zmieniają w czasie, więc trzeba je sprawdzić u dostawcy, a nie zakładać. Zasada pozostaje ta sama: adres obsługiwany przez zespół to nie to samo co stanowisko pracy. Rolę takich skrzynek opisuje szerzej tekst o poczcie firmowej.
Rozliczenie roczne
Tańsze, ale mniej elastyczne przy zmiennej liczbie pracowników. Warto policzyć oba warianty.
Zobowiązanie roczne oznacza zwykle, że liczby kont nie da się zmniejszyć w trakcie okresu. Przy pracy sezonowej albo dużej rotacji to bywa droższe niż pozorna oszczędność na stawce. Rozsądny układ to zobowiązanie na trzon zespołu i rozliczenie elastyczne na wahania.
Przegląd
Raz w roku: kto ma jaką licencję i czy z niej korzysta. Krótka praca o mierzalnym zwrocie.
Przy tej okazji warto sprawdzić, czy narzędzia kupowane osobno nie dublują tego, co już jest w abonamencie. To najczęstsze źródło zbędnego wydatku, opisane w tekście o nadmiarze narzędzi.
Kiedy cięcie się nie opłaca
Obniżenie licencji osobie, która korzysta z brakujących funkcji, kończy się obejściami: prywatnym dyskiem, prywatnym komunikatorem, plikami poza firmą. Koszt takiego bałaganu przewyższa oszczędność. Podobnie z dzieleniem jednego konta przez kilka osób — poza kwestią zgodności z warunkami usługi znika ślad, kto co zrobił. Zanim zacznie się ciąć, warto wiedzieć, co pakiet biurowy w ogóle daje.
