Firma korzystająca z ośmiu narzędzi do komunikacji nie komunikuje się lepiej. Komunikuje się w ośmiu miejscach.
Skąd się bierze
Każde narzędzie wprowadzono z powodu konkretnej potrzeby. Żadnego nie wycofano, gdy potrzeba minęła albo gdy pakiet zaczął ją obsługiwać.
Drugim źródłem są narzędzia wprowadzane oddolnie. Ktoś zakłada konto w usłudze, żeby rozwiązać swój problem, i po pewnym czasie korzysta z niej pół działu. Firma dowiaduje się o tym przy odejściu tej osoby albo przy próbie odzyskania danych, do których nikt nie ma dostępu.
Koszt
Nie tylko abonamenty. Rozproszone informacje, dublujące się powiadomienia, dane w miejscach poza kontrolą.
Do tego dochodzi koszt niewidoczny w żadnym rachunku: czas na przełączanie się między narzędziami, wdrażanie nowej osoby w kilka interfejsów zamiast w jeden i szukanie ustaleń, o których nikt nie pamięta, w którym miejscu zapadły. Rośnie też liczba wejść do danych firmy, które trzeba zamknąć przy odejściu pracownika.
Jedno miejsce na rodzaj pracy
Jeden komunikator, jeden dysk, jedno miejsce na dokumenty, jedno na zadania. Wybór jest ważniejszy niż to, które narzędzie wygra.
Rozstrzygnięcie warto zapisać jedną linijką na rodzaj pracy i udostępnić wszystkim. Bez zapisu decyzja rozmywa się w ciągu kilku tygodni, bo każdy wraca do tego, co zna. Granicę między pocztą a rozmową bieżącą opisuje tekst o komunikatorze zespołowym.
Przegląd
Lista narzędzi z kosztem, liczbą użytkowników i przeznaczeniem. Zwykle ujawnia kilka pozycji do wyłączenia.
Listę najprościej odtworzyć z wyciągu z karty firmowej i z faktur, bo w pamięci nigdy nie ma jej w całości. Przy każdej pozycji warto zapisać, kto jest właścicielem i co się stanie, gdy narzędzie zostanie wyłączone. Pozycje bez odpowiedzi na drugie pytanie są pierwsze do rozważenia. Ten sam przegląd domyka się razem z kosztami licencji.
Wycofywanie
Z przeniesieniem danych i z terminem. Narzędzie wyłączone bez przeniesienia zabiera ze sobą historię.
Kolejność jest stała: eksport danych, sprawdzenie, czy eksport jest czytelny, wskazanie nowego miejsca, ogłoszenie terminu, wyłączenie. Trzeba też pamiętać o dostępach, które narzędzie miało do innych systemów, i o adresie, na który przychodzą z niego powiadomienia.
Nowe narzędzia
Z pytaniem, czy pakiet już tego nie obsługuje. Zaskakująco często obsługuje. Warto zacząć od przeglądu tego, co daje pakiet biurowy w chmurze.
Kiedy więcej narzędzi jest w porządku
Upraszczanie nie jest celem samym w sobie. Dział, który potrzebuje narzędzia specjalistycznego, powinien je dostać, nawet jeśli funkcja pozornie istnieje w pakiecie. Problemem nie jest sama liczba narzędzi, tylko brak rozstrzygnięcia, które z nich jest właściwe dla danego rodzaju pracy i gdzie w związku z tym szukać informacji.
